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CASES 導入事例

シェアードサービスからのリプレイス、
広い業務領域と独自の人事システムに魅力

東京エレクトロンデバイス株式会社 様

1986年に設立され、東京エレクトロングループの半導体の専門商社として発展し、その後、自社ブランド事業やコンピュータシステム関連事業を拡大。 現在、東証一部に上場し、売上高1318億円、従業員数約1000名の規模にまで成長している。

導入の目的を明確にすることが
BPOサービス活用に成果をもたらす

半導体やIT機器の商社機能とIoTに対応したメーカー機能を持つ東京エレクトロンデバイス株式会社様では、2015年10月からラクラスのBPOサービスを利用しています。 東京エレクトロンのグループ企業である同社が、なぜラクラスのBPOサービスを導入したのか、導入の経緯、選定理由、サービスの評価などを人事部労政グループの様に伺いました。

BPO導入の経緯をお聞かせください

もともと当社は、東京エレクトロングループのシェアードサービス会社に、人事部門の業務処理をアウトソーシングしていました。 給与計算や社会保険の手続きをはじめとした、人事部内の多くの定型業務が対象でした。 システムのカスタマイズは当時の親会社であった東京エレクトロン社が優先されるため、柔軟さに欠けることはありましたが、勤怠システムのほか承認申請ワークフローなども充実しており、概ね問題なく運用できていたと思います。

ところが、2014年4月に、当社は東京エレクトロン株式会社の連結子会社から持分法適用会社に変わり、こうした状況変化を背景に、経営の独自性を求めて、別の道を行くことにしました。

従来のシステムを当社が独自に運用することや新システムを自社で購入することも視野に入れて検討しました。しかし、当社単独ではコスト負担が大きすぎ、また限られた準備期間のなかで運用体制を整備するのは現実的ではないという判断にいたりました。
その結果、コストと社内工数の削減を目的として、社員に対するサービスレベルを維持できるアウトソーシングサービスを検討することにしました。

導入にあたり、どのような企業を検討されましたか?

ご提案いただいたのは、人事アプリケーションベンダーと給与アウトソーシングサービス大手2社、そしてラクラスです。
人事アプリケーションベンダーの人事システムは、豊富な機能が魅力でした。しかし、コストが高いことに加えて、アウトソーサーとしての実績が少なく、当社の複雑な業務をお任せするには不安がありました。
給与アウトソーサー2社は、業務領域は広いものの、システム面が弱かったという印象です。従来利用していた環境と比べると、各手続に関する社内工数の増加とサービスレベルの低下は避けられないと思いました。
そのなかで、総合的なバランスを考えるとラクラスが一番でした。

その決め手は、どのようなところでしたか?

決め手となったのは、LIP(Lacras Interactive Platform/ラクラス独自のワークフローシステム)の存在とコスト、そして真摯な対応でした。
まずLIPは、勤怠関連や身上変更、証明書発行申請等の手続きを行うにあたって、入力する社員自身が直感的に操作するだけで必要な手続きを終えることができる点に魅力を感じました。
長期にわたって使用する重要なインフラですので、当社向けにカスタマイズされることも魅力的でした。また、将来考えられる制度や組織の変更等に柔軟に対応してもらえることも、安心の材料となりました。

つぎにコストですが、営業段階で提示された見積額は、従来のコストと比べて大幅に削減となり、他のアウトソーサーと比べてもリーズナブルと言っても良いレベルでした。
最初は半信半疑な部分もありましたが、実際にラクラスのBPOサービスを利用している企業様にインタビューを行わせていただき、その効果を伺いながら、当初の目標であるコスト削減を達成するにはラクラスしかないと思いました。

そして、真摯な対応も印象的でした。 従来のシステムにあった機能を新システムにも実装できないか打診したことがあるのですが、ラクラスにだけは「必要ないのでやめましょう」とはっきり言われ、驚いたことがあります。 もちろんその理由を丁寧に説明してくれたので、納得することができました。
いまでもその姿勢は変わらず、当社のことをよく考えて対応してくださっていると思います。
ラクラスの営業の方には「ラクラスは商売っ気なさすぎです」と笑い話しをすることもあります(笑)。

その後、半年におよぶ導入プロジェクトがありました

契約締結が、当初の想定よりややずれ込んで2015年4月になり、プロジェクトのスケジュールが予定より短くなりました。それでも、目標としていた10月には稼働することができました。 当社の制度が複雑なために開発に時間がかかったり、一般社員から経営層までが権限に応じて社員情報を照会できる機能を追加したりと、一部後追いの形にはなりましたが、全体としてはスムーズに導入できたと思います。
ラクラスのコンサルタントが、当社の規程等を事前に分析し理解してくれていたので、導入にあたって特に苦労したという印象はないですね。

運用を開始して一年半が経過しました

従来のシェアードサービスでは、もともとグループ企業の一つとしてサービスを提供してもらっていたために、当社独自の要望は通りにくいという側面がありました。それに対してラクラスのサービスは、システムの汎用性も高く、個々の要望に対しても柔軟なので、全体の効率化が実現できていると思います。
それでいてコストが大幅に削減できたのは、大きな成果だと思います。

ラクラスの運用担当者の対応はいかがですか?

全体的に真摯に対応してくれています。
導入当初はフェイス・トゥー・フェイスでの打ち合わせが中心でしたが、最近では電話やメールでのサポートの比率が多くなっています。
行き違いがあっても、ちゃんとカバーしてフォローしてくれるので、大きなミスにはなっていません。
きめ細かくサポートしてくれるので、特に不満はありませんね。

マイナンバー制度への対応もありましたね

営業時より、法改正に関するシステムのバージョンアップはすべてラクラスの責任で対応するということを聞いていましたが、マイナンバー制度への対応も同様でした。
社内の調整は私たちが行いましたが、基本的にラクラスがリードしてくれ、大きな混乱もなく、無事対応することができました。
社員と家族のマイナンバーだけではなく、社外の報酬支払先等もすべてラクラスが管理してくれています。収集から届出まで、関連業務は完全にアウトソーシングできました。
他社ではこうは行かなかったのではないでしょうか。

BPOサービスを検討するにあたってのアドバイスをお願いします

BPOサービスを検討するうえで重要なのは、目的を明確にすることだと思います。目的を明確にしないと、着地点がブレて正しい評価ができません。
当社の場合には、サービスレベルを維持しながらコストと工数を削減することでした。 その点でラクラスへのアウトソーシングは成功だったと評価しています。
当社の人事部門については、以前にもましてさらなる戦略性が求められており、戦略業務に集中できる環境の整備を推進しています。
そのため、これからも定型業務は積極的にアウトソーシングしていきたいと考えており、ラクラスのみなさんと一緒に進めていきます。