住商ビルマネージメント株式会社様、住商建物株式会社様、住商アーバン開発株式会社様の3社は、管理部門業務の効率化と経営に対するマネジメントサポートを行うことを目的に「経営サポートセンター」を設置し、3社に共通する管理部門業務を集中して処理されています。従来型のアウトソーシングやパッケージソフトの長所・短所を十分に理解されている吉田万里さんが選んだのは、ラクラスのフルアウトソーシングサービス「Lacrasio BPO」でした。

導入にあたっての貴社の問題意識をお尋ねいたします

吉田：　私はこれまでずっと、「中途半端なアウトソーシングは、決して効率化につながらない」という意見を貫いてきました。業務の効率化や合理化を考えるときに、実務をあまりご存じない経営陣は「アウトソーシング」という言葉の響きだけで改善できると思われがちです。前職でも上司から自社で給与計算を行うのではなく、アウトソーシングを検討してはどうかと何度か言われました。そのたびに、給与計算や社会保険手続きといった業務の一部分だけを個別にアウトソーシングしても合理化にはならないことを説明してきました。
なぜなら、それまで私が知っていたアウトソーシングは、アウトソーサから渡された分厚いマニュアルの指示通りに、私たちが自ら必要なデータを準備し入力し、給与計算の過程の終盤である「計算」ボタンをクリックするだけの仕事をわざわざ費用をかけて委託することになるからです。そして、もしも私たちが間違ったデータを入力したとしてもそのまま計算されてしまうわけです。
アウトソーサは計算処理をするだけで、入力データを一緒にチェックしてくれるわけではありません。アウトソーサが決めたスケジュールに従って、アウトソーサのシステムを使いこなし、アウトソーサの仕様どおりに仕事をしなければなりません。スケジュールもタイトになるだけで効率化が図れるとは思えませんでした。
ですから当社に転職してきたときにも、アウトソーサに任せるのではなく、勤怠管理と給与計算が連動したパッケージソフトを導入し自社で行なうことを考えていました。

アウトソーシングとともにパッケージソフトの自社導入を検討されたのですね

吉田：　はい。しかし、住友商事グループのセキュリティポリシーとの兼ね合いがあり、選択肢が非常に少なかったのです。自社だけであればまだしも、経営サポートセンターは３社分ですので、マルチで使用するとなると莫大な費用がかかります。ＩＴ関連の技術的な面でのバックアップ体制もありませんでしたので、一番良いと思ったパッケージソフトの導入はかなり困難でした。従って、結局パッケージソフトを導入することは諦めざるを得ない、そんなときにラクラスとの出会いがあったのです。

課題解決に役立ちそうでしたか？

吉田：　かねてより、「アウトソーシングするなら、ここまでやらなきゃ意味ない」と考えていたサービスがすべて含まれていて、本当に目からウロコが落ちる思いでしたし、そんなところまで本当にやってもらえるものなのか、とも感じました（笑）。
勤怠システムからデータを取り出して、給与計算はアウトソーサへ、社会保険手続きは社労士へ、というやり方で業務が効率化できないことは明らかです。効率化を実現するのなら、ラクラスのフルアウトソーシングサービスしかないと思い、上司に提案しました。ＷＥＢを使うということでセキュリティも心配でしたが、ラクラスの体制は群を抜いていました。

ご評価いただきありがとうございます

笹井：　サービスの範囲が広いというだけでなく、「ここはこうして欲しい」といった要望を私たちが出したときに、それをどのように実現したらよいかをすごく積極的に考えてくれている、と感じました。社内であったり、他のアウトソーサであったりしますと、変更の要望を出した場合に、「それはできません」といった対応から始まったり、変更するのに莫大な労力が必要だったりします。
まずは「やってみましょう」という初期反応が出てきたことが、ラクラスへの信頼感につながってきたと思います。

08年8月から導入プロジェクトを始めて、4ヵ月後の11月に稼動を開始しました。そこから半年が経過したところですが、現状はいかがでしょうか

吉田：　従来はスタッフが1社1名体制で担当し、私がそれを取りまとめていました。ところが今年の4月の第1週目のことです。これから4月の給与計算準備に取り掛かるという時に、不測の事態が重なって担当者が2人もまとめて1週間不在になってしまいました。作業できるのは北村という4月1日に入社したばかりの社員と私の2人だけ。いったいどうなることかと不安になりました。
ところが北村のラクラスの仕組みへのキャッチアップがものすごく早かったのです。入社したその日のうちに、ラクラスの仕組みのほとんどを理解してしまいました。それは、もちろん北村のスキルが高いということもありますが、初めての人でも直感的に使える、わかりやすい仕組みに助けられたからだと思います。
従来型のアウトソーサではこうはいきません。マニュアルと見比べながら、暗号のようなコードを読み解き、入力作業を進めなくてはなりません。教える方も覚える方も、大変な工数がかかります。北村は入社からの2ヶ月間ですっかりラクラスの仕組みに慣れました。今は2社分を担当してもらっています。
私は実務のほとんどをスタッフに任せることができるようになり、他の仕事に取り掛かることができるようになりました。給与計算にかかる工数は具体的な数値に示せるほど削減されています。まだいくつか積み残し案件はありますが、一つずつ解決していきたいと思います。

目に見える工数削減という定量的な効果を出せたことを嬉しく思います。当社の社員のサービス の質はいかがでしょうか

吉田：　ラクラスには当社を担当するチームがあります。何か想定外の出来事が起こるたびに、双方でチェックリストを充実させ、同じミスは繰り返さないようにしています。ラクラスも入力データに責任をもってくれているという事実が、私の精神的負担をずいぶん軽減してくれました。
確かに間違いは起こりますし、ヒューマンエラーは完全にゼロにはならないかもしれません。でも今は、間違いがあればそれをきちんと認識することができます。以前であれば、入力データをチェックするのは自分たちだけです。間違いがあってもそれに気づかないのではないか、という不安をいつも感じていました。欲しいデータの抽出やリストの作成、集計なども快く引き受けてくださいますので、とても助かっています。
いまや私にとってラクラスの担当者とは一つのチームとして仕事をしている感覚で、大切なパートナーです。とても他社の方のようには思えません

4ヶ月で導入作業を完了したわけですが、コンサルティングの質はいかがでしたか

吉田：　ラクラスの導入方法論に従って、当社の規程類をまずお渡して分析をしてもらいました。そこで導入コンサルタントの方の読み込みの深さに、まず感動しました。私たちが読み飛ばしていた部分まで、確実に把握しておられました。人事のプロフェッショナルを揃えておられると感じました。
今回Lacrasioを導入した3社の規程はほぼ同じなのですが、細かい運用は各社ごとに違っていました。4ヶ月という短い期間に3社同時に導入作業を完了させるのは、さぞ大変であったろうと思います。ご苦労をお掛けいたしました

最後に、経営サポートセンターの将来像についてお話いただけますか

笹井：　経営サポートセンターは、経理や人事の受託業務だけでなく、各社に対するマネジメントサポートを行っていくことがミッションです。「経営を支援する」という役割を担う能力を持つ人材が揃っていても、日々の業務に追われていては、その能力を発揮する時間がとれません。より上流の仕事をするためには、徹底した合理化がまず必要でした。その意味でラクラスは非常によいアウトソーシング先だと思います。
今後は、経営目標の達成を管理面から支援するという仕事に注力していきたいと思います。