「日常的な業務にかかる工数が多くなっている現状、それが課題でした。勤怠・給与に割く時間が圧倒的に削減され、教育への取り組み強化などに力を注げています」 

「Lacrasio BPO」を導入された背景について教えてください

陣野:　GDO人事部としての在り方を議論する中で、目指す方向を「少数精鋭の戦略的人事部」と位置づけをしました。当社の規模ですと、人事部に配置できる人員数も限られています。その中で、いかに戦略的で重要な業務からこなしていくかが課題となっていました。どうしても日常的な勤怠管理や給与計算業務にかかる工数が多くなってしまっている現状を、いかに変革するかという視点で、フルアウトソーシングの活用を検討しました。
こうした日常的な業務は、止めたり、クオリティを落としたりすることができませんので、担当者が入れ替わっても業務を安定的に遂行できる仕組みの構築というのも課題になっていました。

システムやアウトソーシングは、これまでも利用されてましたね

陣野：　これまでも、ASP勤怠システムと給与計算のアウトソーシングサービスを利用していました。しかし、未入力データを集めたり修正したりする作業は、すべてこちらで行わなければなりません。システムやアウトソーサがバラバラのため、情報をつなぐという仕事はどうしても残ってしまいます。そのため、更なる効率化の手段を模索していました。

「Lacrasio BPO」を採用する決め手となったのは、どのようなポイントですか？

陣野：　人事部、社員双方にとってメリットがあるサービスと感じたとことが決め手となりました。人事部でこれまで行っていた勤怠をはじめとする情報の整理や修正作業の大部分をアウトソーシングできる。中でも、特に集める情報が多い入社や退職のガイダンス手続きを、ワークフローを使ってアウトソーシングできるというところが、他社にはないサービスという点で、大きなポイントでした。
社員の目線でいうと、必要な情報や手続きが一箇所でわかる、というところが大きなポイントでした。人事部からの情報提供がタイムリーになりましたし、「どこに何があるかわからない」という問い合わせも少なくなりました。

導入プロジェクトは年末年始を挟んでタイトなスケジュールでした

陣野：　年末からプロジェクトをスタートして3月に給与の並行稼動検証を行う、という予定通りの納期でサービスをスタートすることができました。私は、前職も含めてシステム導入は何度か経験していますが、ラクラスの進め方はとても効率的で助かりました。
他社では、打ち合わせ時にすべての情報を提出して説明しなければならなかったり、データを移行するフォーマットも融通が利かなかったりと大変苦労する点もありました。ラクラスでは、就業規則や社内ルールを事前に提供しておけば、先に分析をしてくれます。打ち合わせの際には不明点を確認するだけ。データの移行も柔軟に対応してもらい、大変スムーズにいきました。
実際に動かしてみてからの修正や、並行稼動検証で数値を合わせるプロセスはやはり大変でしたが、最終的には予定通りのスケジュールで完了することができてよかったです。ただ、新卒採用と重なって大変な時期だったので、もうあの頃には戻りたくないですね（笑）。

運用を開始して1年以上が経過しましたが、効果のほどはいかがでしょう？

陣野：　わかりやすいところでいうと、勤怠・給与に割く時間が圧倒的に削減されました。ラクラスの担当者は、当社の状況をしっかり理解して対応してくれていますので、日常的なやりとりについては、アシスタント1名で十分運用できるところまで整理できています。
付加価値的な効果としては、人事情報全体の整備ができました。これまで、勤怠や給与、人事データが別々のシステムだったためあちこちに情報が散逸していましたが、紙ベースのものも含めてひとつのデータベースに統合できました。例えば、導入と同じタイミングで新卒採用を始めましたが、出身校別の社員数など、必要な情報がタイムリーに引き出せるようになったことなどが挙げられます。
ただ、勤怠や給与、人事管理はできて当たり前、当初想定した以上の効果をあげたものもありました。ひとつは、各種データを集計したレポーティングサービスです。勤怠の状況を部門別にまとめたりと、様々な分析に活用できるレポートを提供してもらっています。
もうひとつは、会計システムとのデータ連携です。人件費にかかわる伝票は、これまで経理部門が手作業で行っていました。ラクラスには、勘定科目・費用負担ごとに仕訳けた会計システムに取り込むための最終データ作成までお願いできますので、人事部は経理からも感謝されています。
正直なところ、ここまで精度の高いものを提供してもらえるとは思っていませんでした。期待以上の効果でした。

社員の皆様からの評判はいかがですか？

陣野：　申請などについては人事部へは問い合わせはほとんどありません。直接ラクラスのコールセンターに問い合わせをしているのだと思います。
これに関しては、導入時に行った社員向け説明会が有効だったかなと思います。人事部からだけの説明ですと、単に「人事が新しいシステムを入れる」という認識で、問い合わせも人事部に集中したと思いますが、ラクラスの担当者が直接社員向け説明会をしてくれることで、顔が見えるサービスとして浸透することができ、問い合わせしやすくなったと思います。

人事部の仕事は変わりましたか？

陣野：　現在、教育に関する取り組みを強化しています。「GDOアカデミー」というものを設立し、体系化された教育体系を作っているところです。さらに教育と昇格基準を連動した人事制度を考えております。そうしますと研修履歴の管理が必要になります。教育履歴情報をLacrasioのインフラ上に統合する企画を、現在進めているところです。
これまではどうしても、給与や社会保険といった緊急度の高い仕事を優先せざるを得ませんでしたが、重要な業務に注力できるようになりましたね。

今後も更なる取り組みをお考えですか？

陣野：　定期的に実施している従業員サーベイもLacrasioに統合していきたいと考えています。その中には匿名で行う満足度調査があるのですが、社内ですとどうしても運用が難しい。ワークフローとオペレーションサービスを活用することで、うまく匿名性を確保した運用ができるのではないかと考えています。
経営層からは「もっとラクラスを活用して、さらに効率化できないか？」という期待がありますので、是非よい提案をお願いしたいですね。

それでは最後に、現在システムやアウトソーシングを検討中の企業様にアドバイスをお願いします

陣野：　導入に際しては、当社でも展示会やWebなどで様々なパッケージシステムやサービスを探して比較しました。これは今までの経験からも言えることですが、システムを導入すると、それだけで単純に業務が効率化されるかというと、そんなことはないんですよね。システムの機能が豊富であればあるほど、使いこなすスペシャリストを養成しなければならなくなる。システム固有の“くせ”のようなものもありますし、自由度の高いシステムではマスタの整合性を保つのがとても複雑な業務になります。こうした点が、システムを導入することのリスクであり、パワーがかかる点と感じていました。
Lacrasioは、そうしたシステムを抱えることによるデメリットがないところが魅力だと思います。