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「人事の2025年問題」を解決

1990年代初頭のバブル崩壊を契機として、企業は本業への集中を強力に推し進めてきました。経営資源は「稼ぐ部門」へと投下され、間接部門への人材の配属は大きく削減されました。

西暦2025年を境に、バブル崩壊前に入社した社員は順次定年に到達していきます。バブル崩壊からの35年間、給与・福利厚生業務を担ってきたベテラン達が引退していくのです。彼・彼女達が退職した後を誰に継がせるのか。これが「人事の2025年問題」です。

日本の生産年齢人口が1995年以降減少を続けていることを考えれば、「給与・福利厚生業務に割り当てる社内リソースはもはや存在しない」という前提を置くのは不適切ではないはずです。 この前提のもとに、

  • パッケージソフトウェアの保有、
  • クラウドソフトウェアの利用、
  • 給与計算アウトソーシングサービスへの委託、そして
  • BPO (Business Process Outsourcing) サービスへの委託という

4種類の解決策を比較検討していきましょう。

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1.パッケージソフトウェアの保有パッケージソフトウェアの保有を選択した企業は、サーバ機器・ネットワーク機器・OS ・ミドルウェア・セキュリティソフト・データバックアップ等の様々なハードウェアやソフトウェアも保有しなければなりません。そして給与・福利厚生業務を行う人事部員だけではなく、これらの資産の維持・管理を行い、各種パラメータを設定するエンジニアも雇用し続けなければなりません。
これらのハードやソフトといった「モノ」を購入すること自体が企業にとって大きな負担になることはないでしょう。問題はパッケージソフトを稼働させる「ヒト」がいないことです。
ますます貴重な経営資源となるITエンジニアを、利益につながらない業務に充当する余裕はないはずです。パッケージソフトウェアの保有という選択肢は、2025年問題の解決策になりえません。

2.クラウドの利用パッケージソフトウェアの保有に比較すれば、クラウドで提供されるソフトウェアの利用は、社内リソースの消費をはるかに少ないものにしてくれます。ハードやソフトを保有する必要はありませんし、これらを維持・管理するITエンジニアも不要です。しかし給与・福利厚生業務を行う人事部員と、自社の規程や法改正に合わせてクラウドを設定する人材は変わらず必要です。
クラウドの利用も2025年問題の解決策になりません。

3.給与計算アウトソーシングの利用給与計算アウトソーサの業務範囲は、企業が収集した入力データを計算処理して給与明細等を出力することです。入力データは、あらかじめ合意された形式に整えられていなければなりません。一部でも抜けていれば、給与計算処理を開始することはできません。この入力データを、一部の抜けもなく期日までに定められた形式に整えて提出する業務は、すべて企業の側に残っています。給与計算だけ外部に委託したところで社内リソースの消費が減らないのは当たり前です。
コンピュータの価格がこれほどまで下落した今日において、給与計算処理の部分だけを受託するビジネスが成り立っていること自体が、むしろ不可思議なことのように思えます。社内リソースの消費を減らすことができない以上、給与計算アウトソーシングも2025年問題の解決策になりません。

4.解決するのはBPOサービス2025年問題の本質が社内リソースの絶対的な不足だとすれば、BPO (Business Process Outsourcing) サービスを以外に有効な解決策はありません。マイナンバー制度の開始を一つの契機として、長い歴史をもつ日本の大企業でさえもBPOの研究を開始していますし、一部の企業は他に先んじて既に利用を開始しています。
とはいえ、労働集約的なBPOサービスは解決策にはなりません。生産年齢人口が減少する環境下において労働力を入手しにくくなるのはBPOサービサーにしても同じだからです。相対的に廉価な地方の賃料と人件費を用いて手作業で代行するというサービスモデルは、今後成り立たなくなっていくでしょう。企業が検討すべきは、情報技術をフルに活用した生産性の高いBPOサービスです。 ラクラスは、IA (Intelligence Amplification:知能拡張) と呼ばれる設計思想に基づく業務の自動化により、圧倒的な生産性を実現していきます。

BPOサービスを評価する基準

「間接部門業務に社内リソースを消費しない」と考える企業に求められる能力は、自社で給与・福利厚生業務を行う能力ではなく、最適なBPOサービスを選び出す能力に変わってきます。
ラクラスは、「BPOサービスの評価基準」をして、

1.社内リソースを消費しない、
2.データの安全性、
3.品質の信頼性、
4.サービスの継続性、
5.導入の迅速性、
6.プロセスの効率性、そして
7.新たな付加価値、という

7項目を提案しています。

社内リソースを消費しない

2025年問題の本質は、社内リソースの絶対的な不足です。とすれば、企業がBPOサービスを選択するうえで最も重要な評価指標になるのは、そのサービスがカバーしている業務範囲の広さ(カバレッジ)です。企業は、社内リソースを消費しないだけのカバレッジを提供するサービサーを選択しなければなりません。
ラクラスのカバレッジの広さは、提供するサービスをご覧ください。

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お客様に残る業務は3分野だけラクラスが引き受ける業務範囲(カバレッジ)が広いために、お客様の手元に残る業務は3つの分野だけに限定されます。

ラクラスのワークフローの役割は、従業員個人の属性の変更情報を従業員から直接受け取ることです。給与計算を行うためには、企業が決定する変更情報も受け取らなければなりません。お客様の手元に残る第1の業務は、入社・退社、昇給、賞与、昇格、組織変更、異動等の情報をラクラスに通知することです。 第2の業務は、情報を承認・確定することです。社員からの変更情報の申請をワークフロー上で承認したり、ラクラスが証憑とともに提出する給与計算結果を確定する業務等がここに含まれます。 第3の業務は、書類の捺印や郵送です。ワークフローは社内を流れる大半の申請書等を電子化します。しかし、住民税額決定通知書や年末調整の書類や証明書は、いまだ紙書類のまま残っています。電子政府を最大限に活用しても、やはり社会保険関係の紙書類は残ります。これらの書類を郵送したり捺印したりする業務をお客様にはお願いいたします。

上記以外の業務はラクラスがお引き受けいたします。

データの安全性

BPOサービスを評価するとき、絶対的な条件の筆頭に挙げられるのが、「データの安全性」です。個人情報に関する事故は、企業の評価を著しく毀損します。サービサーは、物理的、技術的、組織的、そして人的な安全管理措置を講じ、しかも安全であることを自ら証明できなければなりません。

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安全管理措置が講じられているかどうかを確認することはもちろん重要です。しかし往々にして見落としがちなのは、それらの安全管理措置が日々のオペレーションの中で実際に機能しているかどうかを確認することです。預けている金庫がどれほど堅牢かを確認したところで、その鍵の管理が適切でなければセキュリティは破られてしまいます。

とはいえ、日々の鍵の管理まで企業が確認し評価するのは工数がかかりすぎます。それはあまりに大きな負担です。そこでラクラスでは、2017年8月よりSOC 2 Type 2報告書の提供を開始いたします。SOC報告書は、ある特定の業務を外部者から受託、提供する場合に、当該業務に係る受託会社における内部統制の有効性について、独立した第三者である監査法人が客観的に検証した結果を記載したものです。SOC2報告書は、セキュリティや機密保持などといったシステム管理における重要な領域を対象にしています。

お客様は、ラクラスから受領するSOC 2 Type 2報告書により、ラクラスのセキュリティや機密保持等に関して監査法人が検証した結果を確認することができます。

品質の信頼性

次に評価すべきは、作業品質の信頼性です。
BPOサービスは、企業の経営資源の消費を最小限に留めるサービスです。しかし、計算結果を最終的に確認する責任だけは企業に残らざるを得ません。サービサーには、合意したスケジュールに従って正しい計算結果を「提出する」責任だけではなく、計算結果が正しいことを「お客様に説明する」責任が課せられています。

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ラクラスは、品質の信頼性を説明する方法の一つとして、受託業務の内部統制保証報告に関する世界基準の1つである「Statement on Standards for Attestation Engagements No.16」(SSAE16)に準拠した「Type2報告書」を監査法人より受領し企業に提供しています。2016年1月以降は、SSAE16に基づくSOC1 Type2報告書として、企業に提供されます。

ラクラスは、同報告書に記載された作業プロセスに基づき、給与・賞与等の計算結果を、その根拠となる説明資料とともにお客様に提出します。お客様は、確信をもって計算結果を承認することができます。またその数値を財務諸表に用いることができます。

サービスの継続性

間接部門の業務は、「利益には貢献しないが、止めることも遅らせることもできない」という特徴をもっています。給与計算も同じです。法律は、「賃金は労働者に対して、毎月1回以上、一定の期日を定めて定期的に支払わなければならない」と定めています。企業は、BPOサービサーのサービスの継続性を評価しなければなりません。

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サービスの継続性を評価する上での第一のポイントは、BPOサービサーの災害復旧計画 (Disaster Recovery Plan) と事業継続計画 (Business Continuity Plan) を確認することです。ラクラスは、情報システムの復旧について災害復旧計画に定めています。ラクラスは、基本データセンターの他に遠隔地に代替データセンターを設置し専用回線で結んでいます。基本データセンターがディザスタに直面した場合、すみやかに代替データセンターへの切り替えが行われます。 災害復旧計画には、切り替えを行う判断基準、手順、スケジュールなどが定められています。

ラクラスはまた、情報システム以外の経営資源の復旧を事業継続計画に定めています。情報システム以外とは、すなわち作業拠点、電話設備、メール、データと文書、そして社員です。災害復旧計画と事業継続計画の両方が機能してはじめて、サービスの継続性が確保されます。

ラクラスは、東京にある基本作業拠点の他に、宮城県仙台市に代替作業拠点を設置しています。事業継続計画には、基本作業拠点がディザスタに直面したときに、代替作業拠点の設備および社員がサービスを継続するための優先順位、手順、スケジュールなどが定められています。

第二の評価ポイントは、そのサービサーのビジネスモデルが、将来にわたってサービスを継続するだけの現実性をもっているかどうかを確認することです。これはサービサーの財務体質の評価だけを意味するのではありません。給与計算を止めることも遅らせることも、さらに言えば他のサービサーに乗り換えることも容易ではない以上、企業は「生き残るサービサー」を選ばなければなりません。

決して容易な判断ではありません。しかし今後、「社内リソースは本業に集中する」ことを目指す企業に求められるのは、サービサーを分析し評価する能力になっていくはずです。

導入の迅速性

BPOサービスを評価するとき、データの安全性、品質の信頼性、サービスの継続性は、いわば絶対的な要件です。他の要件がどれだけ秀でていても、この3点のいずれかに瑕疵があれば、そのBPOサービスを利用することはできません。次の評価ポイントとしてラクラスが掲げる「導入の迅速性」は、絶対的な要件ではありません。しかし、導入が迅速であるほど企業の人事戦略の実現に貢献する「実質的な要件」と呼んでよいでしょう。

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導入の迅速性とは、初回導入時のスピードだけを指すのではありません。企業は、BPOサービサーが、導入後に発生する法改正、あるいは制度変更や企業買収といった動きに対して迅速に対応できるかどうかを評価しておく必要があります。激変する環境に即応できるだけの能力をもっているかどうかを、確認しておく必要があるということです。

サービスの評価は製品の評価とは異なり、「試してみる」ことができません。BtoBサービスであればなおさらです。評価に際しては、既にそのBPOサービサーを利用している企業へのヒアリングが有効な手段となるでしょう。

ラクラスは、従業員数百人規模の企業であれば3〜4ヵ月、数千人規模であれば12〜15ヵ月で導入プロジェクトを完了します。導入スコープには、ワークフロー、就業、人事データベース、給与計算、福利厚生、財務会計連携等がすべて含まれます。そのスピードは、他のサービサーの追随を許しません。

プロセスの効率性

導入の迅速性に続いて評価すべき実質的要件は、日々の運用における業務プロセスの効率性です。企業は、サービサーがどのような設計思想をもってサービスをデザインし、その実現性がどれだけの裏付けをもって説明されているかを評価しなければなりません。

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ラクラスは、IA (Intelligence Amplification:知能拡張) と呼ばれる設計思想に基づく業務プロセス設計を行っています。IAを一言で説明すれば、「ジュニアな作業者がシニアな作業者と同じレベルの仕事ができるようにコンピュータに支援させる」という設計思想です。IAの思想をソフトウェアに組み込むことにより、たとえジュニアな作業者であっても、作業の80%を占める定型業務だけではなく、残り20%の例外業務についてもかなりの部分まで遂行できるようになります。IAの思想は、人口減少社会における重要な技術になると当社は考えています。

注:最近話題になっているAI (Artificial Intelligence:人工知能)は、たとえば、「コンピュータ自身が自動学習を行うことにより、要素間の関連を見つけ出す技術」を指します。しかし現代のコンピュータをもってしても、AIは法令や就業規則に記述された意味やお客様からの要求事項の本質を理解し、それに基づく要素間の関連を定義することはできません。人事情報処理に必要なのは、AIではなくIAの思想であるとラクラスは考えています。

新たな付加価値を生み出す

最後に評価すべき実質的な要件は、そのBPOサービスがどれだけの新たな付加価値を企業に追加できるかということです。ここではインプットとアウトプットの2つの側面から考えてみましょう。

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インプットとはすべての人事情報をデジタル化することを指し、さらに2つの要素に切り分けることができます。一つの視点は、デジタル情報として処理できる業務の種類の豊富さです。ラクラスのBPOサービスは、給与計算に必要な情報だけではなく、人事評価票や自己申告あるいは経費精算申請書や稟議書などを取り扱うことができます。経費精算であれば、外部の路線検索サービスと連携して運賃を自動入力したり、クレジットカード会社の請求データを取り込んだりすることができます。

もう一つの視点は、社員が利用できる端末の種類が多いことです。ラクラスのクラウドは、PCだけではなく、iPad等のモバイルデバイスや個人所有のスマホからも利用することができます。あるいは、工場のようなPCのない現場での入力のために、多機能ICカードリーダも提供しています。このカードリーダを導入することで、社員は出退勤の打刻だけではなく、有給休暇やシフト変更の申請、あるいは昼食のお弁当の注文などを行うことができるようになります。

ラクラスのBPOサービスは、アウトプットにおいても新たな付加価値を提供します。提携している社労士法人や税理士法人と協力し、税および社会保障に関する手続きを、デジタルデータにより電子政府に届出することで完了します。財務会計データをお客様の保有するERPに自動連携することもできます。

あるいはBI (Business Intelligence) 機能を用いて、経営者に向けたマネジメントレポートを提出することもできます。上司である管理職に部下の人事情報を提供することで、労働時間管理や部下指導に活用することもできます。