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年末調整支援システム

年末調整支援システム

「保険料控除証明書との照合業務」の工数を60%削減する、
ラクラスの年末調整支援システムを紹介いたします。

1. 人事部門の一大イベント「年末調整」

給与担当者の1年は、年明けの1月末の源泉徴収票と給与支払報告書の提出をもって終わります。そこに至る最大の山場が年末調整です。年末調整は次の3点において悩ましい業務です。

クラウドで提供される年末調整ワークフローを利用すれば、社員から年末調整データを回収する作業は効率化されます。しかし、申告データと保険料控除証明書を照合する作業は、依然人事部の仕事として残ったままです。
この業務は社員数に正比例して作業量が増加します。税に関する処理ですから間違いは許されません。一定の専門知識を持った作業者を充当しなければなりません。社員数が多い大企業ほど、年末調整の悩みは深いのです。

2. 保険料照合作業の工数を60%削減

そこでラクラスは、社員がクラウドに入力した申告データと、保険会社が発行する控除証明書とを照合する作業のシステム化に取り組みました。そして、この工数を60%削減する「年末調整支援システム」の開発に成功しました。しかも、作業者に専門知識は不要です。

保険料控除証明書との照合作業を電子化

3. 年末調整支援システムの仕組み

それでは年末調整支援システムの仕組みを説明いたします。図をご覧ください。
ディスプレイの左半分には、スキャンした保険料控除証明書が表示されています。照合すべき項目は、枠で囲われています。ディスプレイの右半分には、年末調整ワークフローに社員が入力したデータが表示されています。
年度、保険種別、適応制度、保険会社名、契約者名、保険料額など、システムが枠で囲った画像と、社員が入力したデータを比較するだけで作業は完了です。

照合画面に枠を表示

高速マッチング技術によって、国内の全保険会社のフォーマットを判別。チェック担当者が確認すべき金額などがどこに記載されているかを枠で表示して、入力データと並べて表示する。

保険料控除証明書の形式や記載の方法は、保険会社によって異なります。そのため作業者には、保険料控除証明書から照合すべき項目を正しく見つけ出す専門知識が求められていました。保険種別として「介護保険」を選ぶべきなのに、保険種類の欄を見て「生命保険」と入力してしまったり、12月までの払込予定額を記載すべきなのに、9月までに払い込んだ金額を入力してしまったり、頻繁に起こる入力間違いを修正するには専門知識が不可欠だったのです。

およそすべての保険料控除証明書に対応

ラクラスの年末調整支援システムは、スキャンした保険料控除証明書はどの保険会社が発行したものかを高速で判別し、照合すべき項目に枠を付けます。日本で販売されているおよそすべての保険商品に対応していますし、また今後発生する変更や追加にも迅速に対応いたします。

4. 高速処理を支えるテクノロジー

既存のパターンマッチング技術を利用することでも、どの保険会社が発行した証明書かを判別したり、AIに判定基準を機械学習させたりすることは可能です。
問題は判別にかかる時間にあります。年末調整業務は限られた期間内に終了させなければなりません。処理は11月前後の1ヶ月間に集中します。大量の証明書を高速に判別するテクノロジーがなければ、期間内に処理を終わらせることができません。
ラクラスはこの問題を解決するために、高速マッチング技術を開発し、特許を取得しました(「特許第6289720号」)。クラウドのパフォーマンスやスケーラビリティも含め、短期の大量処理に対応する体制を整備してあります。

5. 電子申告への対応

当社が提供するマイナンバー管理システムと年末調整支援システムを合わせて利用いただくことで、源泉徴収票および給与支払報告書を電子申請するためのデータを生成することができます。さらに当社が提携する税理士法人とご契約いただくことで、税務署と市区町村への電子申告も可能です。
2017年10月16日付日本経済新聞電子版には、「これまでは生命保険会社や銀行から控除の証明書を郵送で受け取り、勤め先に提出する必要があった。見直し後は電子化された証明書のデータを国税庁のサイトなどで受け取り、申告書のデータを作成して勤め先に送る。申告書のデータを確認して税務署にネット上で企業が申請する」といった記事が掲載されています。
行政手続きが簡素化されることは歓迎すべき変化ですが、個々の企業でシステム改修するのは手間のかかる作業です。ラクラスは法改正や運用の変更にも100%対応してまいります。

6. 年末調整支援システムの提供形態

ラクラスは、2005年の創業時より、年末調整ワークフローをクラウドで提供してきました。社員の皆様が使いやすいユーザインターフェース、人事部門における費用削減、あるいはセキュリティやスケーラビリティ等においても、高い評価をいただいております。
2017年には、ここで紹介した申告データ・証明書照合機能をリリースし、この工程において60%の工数削減を実現しました。実際に手を動かして年末調整処理を行ってきた経験を生かし、2018年の年末調整に向けてさらなる機能改善に取り組んでまいります。

当社は年末調整支援システムを、次のいずれかの方法で、処理件数の多い大企業様、シェアードサービスセンター様、あるいはアウトソーサ様に向けて提供する予定です。

当社は、当サービスを検討する各社の意見を伺いながら、2018年6月末までにサービスの提供形態や価格体系を決定いたします。
すべてを紙で処理している既存のアウトソーシングサービスと比較すれば、魅力ある価格と品質を提供できるかと存じます。また社員からの申告をウェブで受け付けるだけのクラウドサービスと比較すれば、人事部の負担を削減する、より一貫したサービスを提供できるものと存じます。

7. お問い合わせ

現在多くのお問い合わせをいただいているため、電話での対応では長くお待ちいただくことになってしまっております。大変申し訳ありません。

そこで、年末調整支援システム特設ページを準備いたしましたので、下記フォームよりお申し込みください。速やかにパスワードをメールさせていただきます。皆様の検討に供するために、情報のアップデートを継続してまいります。