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年末調整支援システム

BPOサービスの概要

これまでラクラスは、年末調整ワークフローを用いて社員から申告データを収集し、この申告データと控除証明書とを照合するまでの一連の作業を、BPOサービスとして提供してきました。ラクラスの強みは、法律を理解し、業務プロセスを組み立て、年末調整支援システムを開発し、さらにこのシステムを用いて年末調整業務を実際に実行していることにあります。

2017年末には約80企業グループ5万人に対して年末調整BPOサービスを提供しました。この経験を踏まえ、現在ラクラスは年末調整支援システムの改良を進めています。2018年の年末調整に供するシステムの開発コードは「HIIRAGI(柊)」です。

当社のBPOサービスを利用いただきますと、人事部のタスクは、次の6つに限定されます。

1 契約の締結 8月末まで お客様とラクラスとで、業務委託契約を締結します。
2 ネットワーク確認 9月末まで 開始前に、お客様の社内ネットワークからHIIRAGIにログインし、データをアップロード・ダウンロードできることを確認します。社員がHIIRAGIにログインし、あるいはメールを受信できることを確認します。
3 社員へのアナウンス 10月下旬 開始前に、ラクラスのBPOサービスを利用して年末調整を行うことを社員に案内します。
4 社員データのアップロード 10月下旬 開始時に、社員データのワークシートをHIIRAGIにアップロードします。これで開始準備は完了します。
5 変更データのアップロード 年末調整期間中 年末調整期間中に、社員からの社員データ変更の申請(家族変更や住所変更など)があった場合、変更後の社員データをアップロードして、HIIRAGIに追加することができます。
6 完了データのダウンロード 12月上旬 完了後に、HIIRAGIから完了データをダウンロードします。

HIIRAGIにアップロードする社員データは、年末調整開始に当たって当然に必要となるデータ、およびメールアドレスです。いずれのファイルも、項目名称は固定です(並び順は問いません)。

1 本人情報 社員番号、姓、名、カナ姓、カナ名、性別、入社年月日、戸籍氏名、戸籍カナ氏名、生年月日、婚姻区分、郵便番号、住民票/都道府県、住民票住所、住民票カナ住所、電話番号、現住所/郵便番号、現住所、現住所カナ、アドレス1、休職者/休職開始日、休職者/休職終了(予定)日、休職事由、障害者/区分、障害内容、障害/認定日、障害手帳種類、障害手帳番号、障害等級、障害変更年月日、年調種別、送付先、備考
2 家族情報 社員番号、社員氏名、家族氏名、家族カナ氏名、続柄、生年月日、配偶者控除対象区分、扶養区分、被保険者区分、同居区分、住所、電話番号、障害者区分、障害内容、障害手帳交付日、障害手帳種類、障害手帳番号、障害等
3 メールアドレス 社員のメールアドレスが必要です。クラウドは開始メールや督促メールを配信します。
4 団体保険データ 団体生命保険と団体損害保険をあらかじめ保険料控除データとしてアップロードできます。

HIIRAGIを使って年末調整を行う社員のタスクは、次の4つになります。

1 申告データ入力 HIIRAGIは社員に、ログイン先のURLとIDが記載されたメールを送ります。このメールには、パスワードが記載されたPDFファイルが添付されています。PDFファイルを開くためのパスワードには、通常、生年月日などを用います。 社員はHIIRAGIにログインし、HIIRAGIの指示に従って申告データを入力します。 不明点があればコールセンターに問い合わせることができます。
2 台紙印刷 入力が完了したら、証明書を貼る台紙をHIIRAGIからプリントアウトします。 台紙に添付した証明書の枚数を記入します。
3 提出 台紙と証明書を人事部に提出(あるいはラクラスに郵送)します。
4 質問への回答 入力データや証明書に関して不備等がある場合、ラクラスは社員の皆様に質問をいたします。その際には、回答をお願いします。
PCからの入力画面(変更されることがあります)
スマホからの入力画面(変更されることがあります)