人事給与勤怠システムの刷新と同時にBPOを導入。10人掛かりの業務は2人でOKになり、“コア業務”に注力！
取材対象者
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株式会社フォーバル
管理本部 人事部 部長
貞苅 様
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株式会社フォーバル
管理本部 人事部 副部長
今泉 様
株式会社フォーバル
BEFORE
- 人事給与勤怠システムが老朽化して不安定
- 年末調整は人事部が総出で10人掛かり
- “作業”ではなくアイデアを出す仕事がしたい
AFTER
- システムはセキュアで信頼も高い
- 年末調整は2人もいればOKに
- 時間に余裕ができアイデアも出せるように
システムの老朽化、機能不足による業務負荷、ハンコ出社、アナログ対応などで疲弊
貞苅様：まずはシステムの老朽化ですね。2019年4月に私が人事部長に就任したんですが、その時に引継ぎ事項として挙がっていました。人事・給与・勤怠システムが15年も経っていて、危ない状態だと。副部長の今泉に聞いてみても、「もう駄目です」と。
今泉様：年末調整は毎年のように法改正がありまして、システムの改修が必要になるんです。ただ、長い間システムの改修を繰り返していたため、改修後はシステムの数字が合わなくて、伝送ギリギリの15分ぐらい前に何とかシステムの不具合を解決する、みたいな限界の状態でした。
今泉様：ええ。大きい改修が入ると大きな障害が起きるので、常にビクビクしていました。度重なる改修による複雑化と法改正も多い時期に入って、「次の年末調整はこのシステムでは絶対に無理だな」と。OSのサポートもちょうど終了を迎えていましたし。
管理本部 人事部 副部長 今泉 様
貞苅様：人事部が総出で作業をしていました。採用課とか他の課も皆が応援に来て。
今泉様：全て内製化でしたから、年末調整の時期の1ヶ月は通常業務をしながら皆の時間を少しもらっていたんです。1000人以上いる社員に封筒を配布して、証明書を回収して、計算して、ダブルチェックして……とやっていて。
今泉様：証明書が届いたら、画面に合わせて数字を確認して、合っていなければ差し戻して、また入力してもらって……と一人ずつ対応していました。社員もすぐに差し戻してくれない場合もありますし、大変でしたね。かなり疲弊していました。
貞苅様：私が人事部長に就任した当初、どこにいてもハンコを押すために会社に帰っていました。一週間ぐらい不在にすると書類の山になっていて、ハンコを押す手が痛くなるぐらいで……。「次はいつ来るんですか、部長」って急かされたりもしていましたね。
今泉様：あとは、業務フローが見えにくかったですね。人事だけでなく経理や総務にも関連するフローがあるんです。例えば、社員が寮に入る手続きとか。結婚して退去するとか。そうした時に、社員や上長、関連部門の誰がどこまで手続きを進めているかが見えなくて困りましたね。
今泉様：ええ。ただ、“ルーチンワークの業務”って評価されないじゃないですか。人事部の皆も作業がやりたいわけではなくて、やりたいことは別にあるんですよね。人事労務の知識があっても活用できないし。だから、モチベーションも上がりにくかったと思います。
今泉様：大手を中心に色んな会社の話は聞いていました。こちらの条件としては、「システムの安定」が最優先で、「社会の流れに対応」「業務の効率化」「データの有効活用化」など盛りだくさんなので、なかなか良い会社が見つかりませんでした。
貞苅様：当社の役員からの繋がりで、ラクラスを紹介してもらいました。「一度話を聞いてみたら？」ということで話を聞いたんですよね。
管理本部 人事部 部長 貞苅 様
「システムが先」「BPOは後」じゃなく、「同時だ」と気づき導入
今泉様：もともと「いかに良いシステムを入れるか」という視点で探していたんですけど、ラクラスの話を聞くとアウトソースがメインだったんです。それで、お話を聞くうちに「あ、これだ」と思いました。BPOを土台にして新しいシステムを入れようって。
今泉様：いずれBPOをしようという考えでしたけど、「あ、同時だ」と。そういった視点で他の会社にも改めて提案を求めたんですけど、やはり結果としてラクラス一択になりました。
今泉様：システムの安定はもちろんなんですけど、決め手は『柔軟性』ですね。当社は経営判断のスピードが早いので、人事もシステムを使って迅速に対応しないといけないんです。それが、他社さんだと、結構カチッと決められて、システムに合わせなくてはならず、弊社がやりたいことが思うようにできないことが多くて。
今泉様：そうです。ラクラスだと、ある程度のルールはあるものの、その中での柔軟性が高いので、私たちには合うと思いました。当社は創業当初から「新しいあたりまえ」を理念に掲げているので率先して新しいことに取り組むことが多く“働き方の勤務パターン”も多いので、そういった意味でも柔軟性が非常に重要でした。
貞苅様：シフト勤務もそうですけど、朝5時から夜22時までの17時間のうち8時間を自由に組み合わせる『フリーワーク』という制度もあるんです。当社独自の働き方なので、これをシステムに反映するのも難しいと思いました。
今泉様：移行の時には、どんな混乱が起きるか結構心配でした。給与システムは人事側のことなので何とか対応できると思ったんですけど、一番の不安は勤怠システムです。全社に展開する時にどうかな、と。
今泉様：全社一斉に新しい勤怠システムへの切り替えて、いろいろな勤務パターンがあるので不安でしたけど、全く問題なかったですね。スムーズに展開できました。
貞苅様：使い方の説明ってほぼしてないんですよね。UIが優れているから、直感的に操作ができたんだと思います。
今泉様：そうですよね。以前のシステムでは、私たちがマニュアルを作って「これを見ながらやってください」としていましたけど、今は新しく入社された方でもスムーズに使っていますので、本当に使いやすいシステムなんだと思います。
10人掛かりの作業が2人で済み、時間に余裕。「もう戻れない」
貞苅様：ええ。次がワークフローですね。結構な数を作ってもらっています。
今泉様：紙が主体だった労務の仕事をペーパーレスにしていきましたけど、「どんどんできるな」と思って。「これもやろう、あれもやろう」って次々に湧いてくるので、今でも続いている状況ですね。
貞苅様：以前は10人掛かりで行っていたものが、もう督促と質問対応ぐらいで2人いれば回るので、全然違いますね。数値も今は自動で読み取ってくれますし、何もする必要がありません。社員側も楽なので好評ですね。あと、私のハンコ問題も。
貞苅様：もう出社しなくても、ほぼハンコを押す必要がなくなりました。隙間時間でスマホを使ってできるので、管理者としても非常に助かっています。
貞苅様：「外部にある」という点と「何かあってもすぐに対応いただける」という点で、すごく信頼は大きいです。高いセキュリティが担保されて稼働していますし。その後、コロナ禍に直面して在宅ワークになりましたけど、全く問題なく回ってたのはラクラスのシステムがあったお陰ですね。
今泉様：業務フローは全部一本化して“見える化”できましたので、部署間の連携もスムーズです。システムの中に全てが含まれているので、社員側も何をすれば良いのか分かりやすいのは大きいですね。あと、データが整備され1つの場所に収集されているので、上長が見たい数値をすぐに取れるというのは、今後いろんなことに活用できるかなと。
貞苅様：ラクラスさんと仕事を始めて、今泉はDXを強烈に推し進めるようになりましたね。
今泉様：今までは出来上がったシステムを思い通りに改修はできなかったので、諦めていたんですよ。私はもう20年くらい人事の仕事をアナログでやってきたので「こういうのがあったらいいな」っていう思いは強かったんです。それを、ラクラスが少しずつ叶えてくれている感じ。
貞苅様：当社は社員に“挑戦”を求めていますけど、自分たちの仕事がDX化される中でどんどん作業的なものが減って、新しい企画だとかやりたい仕事に挑戦する時間が増えてきていますね。
今泉様：定額減税とか住民税とか季節ごとのイベントがなくなったので時間に余裕ができて、人事部のメンバーから色んなアイデアも出てくるし、モチベーションも上がりました。それで社内の仕組みも良くなって、本当に良い相乗効果が生まれてますね。
貞苅様：「こういう仕事がしてみたいんです」って話をよく聞くようになったよね。「じゃあ、やってみなよ」って声を掛けてますけど、もう前の環境には戻れないですね。
今泉様：現場レベルでやりたいことはいっぱいありますね。まあ、いくらあってもラクラスなら叶えられますから（笑）
貞苅様：経営レベルで言えば、グループ内の展開ですね。当社は30社ほどグループ会社がありまして、労務業務をここまで効率化させて生産性を上げるってことが他の会社ではできていないところもありますので、グループ各社にも広げていくというのは一つありますね。
貞苅様：当社の経営陣からもラクラスは評価が高いですから。「導入して良かったよね」って口々に言っています。
今泉様：労務課もみんな感謝していますよ。「ラクラスを選んで本当に良かったね」って。
PROFILE
お客様プロフィール
株式会社フォーバル
1980年に創立。『「新しいあたりまえ」で、新しい世界を創るFORVAL』を理念に掲げ、ESG経営を可視化伴走型で支援する次世代経営コンサルタント集団の株式会社フォーバルは、中小・小規模企業の経営を支援して日本経済の活性化やオフィスインフラの整備に貢献しています。情報通信分野で新常識を生み出してきた同社は、社会価値創出企業として挑戦を続けていらっしゃいます。
COMMENT
担当者コメント
月次・年次運用などはミスなく品質の高いものをご提供することはもちろんですが、日々の問い合わせ対応やワークフローなどシステム面のご要望・ご相談をいただく機会も多いので「聞かれたことに答える」だけではなく、ご質問・ご要望の背景を想像して常にお客様の立場に立った対応を心掛けています。
これからも、フォーバル様の「やりたいこと」の実現をお手伝いさせていただきたいと思っております。