KITAHARA COLUMN　キタハラコラム

第3回 企業の役割は何かマイナンバーのリアル

マイナンバー開始に向けた「企業の果たすべき役割」とは

マイナンバーは、行政機関が個人番号利用事務を行うために使われます。行政機関が個人番号利用事務を行うためには、企業や個人から提出される帳票に個人番号が記載されていなければなりません。つまり企業の役割は、行政機関が求める帳票にマイナンバーを書き込んで、行政機関に提出する事務を行うことにあります。企業が行うマイナンバーに関連して行う事務のことを「個人番号関係事務」と呼びます。企業が個人番号関係事務を行うためには、従業員や社外の支払先の個人からあらかじめマイナンバーを集めておかなければなりません。具体例を示すとイメージが湧くかもしれませんね。

• 国税庁は、企業の従業員が得た報酬や控除を正確に把握するために、支払者である企業に対して源泉徴収票を提出することを義務づけています。
• 個人番号制度の開始に伴い、国税庁は源泉徴収票に、次の情報を記載することを義務付けました。
  　(ア)支払者の個人番号または法人番号
  　(イ)支払を受ける者の個人番号
  　(ウ)控除対象配偶者および扶養親族の個人番号
• したがって、企業は源泉徴収票を税務署に提出する前までに、従業員から個人番号の提供を受けておかなければなりません。

企業が行う「個人番号関係事務」とは

これで、行政機関から従業員までがつながりました。イメージが湧いたところで、次に、企業が行う個人番号関係事務をいくつかの要素に分解してみます。

• 企業が、帳票にマイナンバーを記載して提出する事務をマイナンバーの「利用」と呼びます。
• 企業がマイナンバーを利用するために、従業員や報酬等の支払先からマイナンバーの「提供」を受ける事務を「収集」と呼びます。
• 企業は、収集したマイナンバーを、適切な「安全管理措置等」を講じて、「保管」しなければなりません。
• マイナンバーを利用する必要がなくなったときには、企業はマイナンバーを「廃棄」して、これを記録しなければなりません。
• 企業は、個人番号関係事務の一部または全部を外部に「委託」することができます。

これを次に図示しました。マイナンバーに関係する登場人物と相互の関係が示されています。 マイナンバーは、左中央にいる従業員とその家族、および左下にいる社宅賃料や報酬等の支払先が「提供」し、企業がこれを「収集」します。
企業はマイナンバーを個人番号関係事務に「利用」して、右上の行政機関等に「提供」します。企業は、個人番号関係事務の一部または全部を外部に「委託」することができます。
個人番号関係事務実施者である企業や委託先は、下段にある「利用」「保管」「廃棄」「委託先・再委託先管理」「安全管理措置等」に関する法律の定めに従わなければなりません。

マイナンバーに関係する登場人物と相互の関係

今後、「利用」「提供と収集」「保管と廃棄」「委託と再委託」、そして「安全管理措置」という要素のそれぞれについて、順番に解説をしていきます。左上にいる金融機関等から企業への委託・受託関係も気になりますね。

• 第2回 誰のためにマイナンバーはある？
• 第4回 番号法理解のための3ポイント