ラクラスがクラウドによる年末調整BPOサービスを開始したのは2005年です。
そして2018年、社員に代わって控除証明書を読み取るサービスを開始します。
ラクラスの人事クラウドサービスは、企業と社員の間を流れるあらゆる情報を電子化することができます。年末調整にかかる情報の配布と収集はその一つです。ラクラスは2005年11月に、クラウドによる年末調整BPOサービスの提供を開始しました（当時クラウドという単語はありませんでしたが）。直感的な操作で迷うことなく最後まで入力できるユーザインタフェースは、「わかりやすい」、「使いやすい」との評価をいただいています。
クラウドで年末調整にかかる情報を収集するサービスは、今日ではごく一般的なものになってきました。紙からクラウドに変えれば、人事部は配布・収集の工数を大幅に削減できます。社員が入力する手間も減ります。クラウドの利用は、いまや当たり前の合理化施策です。
残る課題は、社員が控除証明書のデータを読み取って入力する工数、および人事部がこれを確認する工数の削減です。特に人事部にとって、社員が入力したデータと控除証明書に記載されたデータとを照合する作業は、年末の一大イベントです。12月の給与計算に間に合わせなければなりませんから、社員数が多い企業ほど、負荷は大きくなります。
この照合作業を合理化しようにも、発行している保険会社ごとに控除証明書のフォーマットが異なるため、コンピュータで記載事項を読み取るのは困難です。「読み取るべき数字がどの位置にあるのか」がわからない限り、OCR（光学式文字読み取り）はまったく無力なのです。
ラクラスは、画像処理を工夫することにより、フォーマットの異なる控除証明書から、正確に記載事項を読み取る技術の開発に成功しました。この技術は、年末調整業務支援システムという名称で特許（特許第6289720号）を取得しています。そしてこの技術を用いて、「社員に代わってラクラスが控除証明書を読み取る年末調整BPOサービス」を開始します。
社員の作業は、クラウドから出力した台紙に、保険料の控除証明書や住宅ローンの年末残高等証明書などの原本を添付して、ラクラスに提出するだけです。ラクラスは、年末調整に必要なデータを正確に読み取り、申告データを作成します。社員はクラウドにログインして、ラクラスが作成した申告データを確認できます。人事部は年末の一大イベントから解放されます。
年末調整業務支援システムは、3つの機能を持っています。
次の図をご覧ください。発行した保険会社ごとにフォーマットが異なったとしても、年末調整業務支援システムは読み取るべき領域を正確に枠で囲っています。
さらに次の図をご覧ください。年末調整業務支援システムは、読み取るべき領域を切り取ってディスプレイに表示します。作業者は、一切の判断を交えずに、表示された記載事項をクラウドに入力します。この作業は、異なる作業者により2回行われます。
ラクラスでの読み取りが完了すると、クラウドは社員へ、控除金額などの申告の概要を記載したメールを送ります。そしてクラウドにログインして詳細を確認するよう求めます。 クラウドにログインすることで、社員は申告内容をすべて確認できます。
年末調整、源泉徴収票配布、源泉徴収票と給与支払報告書の提出、および住民税額通知書の受領は、いずれも紙書類を用いた手作業が含まれます。ラクラスは、これらの作業を代行するオプションサービスを用意しています。
| 項番 | 時期 | 業務名称 | 業務内容 |
|---|---|---|---|
| 1 | 11月 | 紙年調オプション | 事業所にPC環境がない等の理由で、社員の一部が紙書類での年末調整となる場合のオプションです。 |
| 2 | 11月 | 料金受取人払オプション | 社員からラクラスへ、料金受取人払で年末調整書類を郵送するオプションです。 |
| 3 | 12月下旬 | 源泉徴収票電子配布オプション | 社員に源泉徴収票のPDFファイルを電子配布するオプションです。 |
| 4 | 1月下旬 | 源泉徴収票・給与支払報告書作成オプション | ラクラスはマイナンバーを付加した電子申告用のCSVを生成しこれを格納したCDROMを納品します。マイナンバー管理サービスと組み合わせて利用いただきます。 |
| 5 | 1月下旬 | 源泉徴収票・給与支払報告書届出オプション | ラクラスが提携する税理士法人から電子申告するオプションです。税理士法人と直接契約していただきます。マイナンバー管理サービスと組み合わせて利用いただきます。 |
| 6 | 5月上旬から6月上旬 | 住民税データ作成・個人宛通知配布オプション | ラクラスは、市区町村からの住民税額通知書を受領し、住民税データを作成して、お客様に納品します。 また個人宛通知を封入して、社員が指定する住所に送付します。 |
年末調整BPOサービスの利用料金は次の通りです。
1. 初年度の導入セットアップ料金| 項目 | 料金 | 説明 |
|---|---|---|
| 導入セットアップ料金 | 200,000円 | クラウドサービスのセットアップ料金です。 |
| 子会社セットアップ料金 | 100,000円 | 子会社のディスカウント料金です。 |
| (50名以下の子会社） | (50,000円) |
控除証明書の有無や枚数に関わらず、年末調整を行う社員数でカウントします。
| 項目 | 年末調整BPO料金 | 説明 |
|---|---|---|
| 500名まで | 900,000円 | 子会社を含めたグループ合計人数とします |
| 以降1,000名まで1人あたり | 1,200円 | 1,000名で1,500,000円 |
| 以降5,000名まで1人あたり | 1,000円 | 5,000名で5,500,000円 |
| 以降10,000名まで1人あたり | 900円 | 10,000名で10,000,000円 |
| 以降1人あたり | 800円 | 20,000名で18,000,000円 |
オプションサービスについては、別途提供します。
ラクラス株式会社 セールス＆マーケティング 円谷
