マイナンバーの収集・登録確認を代行してほしい
マイナンバー管理にコストが掛かっており、何とかしたい
安全管理ガイドラインをクリアした環境を自社で講じるのは難しい
マイナンバーの管理だけでなく利用業務も委託したい
そのお悩み、
ラクラスが解決いたします
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スムーズなマイナンバー収集が可能
ラクラスなら、スムーズなマイナンバー収集が可能です。
専用の申告用紙一式を封入した「収集キット」を対象者に送付し、収集します。
お客様側管理者から
マイナンバーの収集を指示
お客様側管理者画面から任意のIDを付加した収集対象者リスト（対象者氏名、宛先等）をアップロードしていただきます。
ラクラスが収集キットを
作成・発送
申告用紙はお客様側で印刷する機能もご用意しています。
対象者は申告用紙と確認書類一式をラクラスへ返送
マイナンバー提供に関するお問い合わせは、ラクラスのコンタクトセンターが対応いたします。
ラクラスが申告用紙と確認書類を読み取り本人確認
・登録
書類に不備がある場合は、再収集等を行います。
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管理の手間がかからない
マイナンバーの収集、登録時確認、管理、廃棄の全てを委託する事ができます。
またシステム面の管理も不要ですので、運用面・システム面ともに管理の手間がかかりません。
もちろん、ガイドラインに沿った安全管理措置を講じています。
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収集から利用まで、すべての業務をフルアウトソース可能
収集から利用まで、すべての業務をフルアウトソース可能です。
マイナンバーの「収集」「不備チェック」「本人確認」「番号確認」「督促連絡」「税務申告」「データ保管」「データ廃棄」「問い合わせ対応」にいたるまで、完全にアウトソースできるのはラクラスだけです。
人件費のコスト増に悩むこともありませんし、電話対応に追われて本業に支障が出ることもございません。
導入実績：480社以上
マイナンバー収集管理者数：59万人以上
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マイナンバーの収集状況が一覧ですぐに分かる
マイナンバーの収集状況が一覧ですぐに分かります。
マイナンバー管理者は、管理画面から収集や保管・廃棄ステータスを参照することができます。ステータスとして『収集指示済み』『キット配布済み』『キットがラクラスに到着』『マイナンバー登録済み』等があり、それぞれ日付も確認できます。
完全に可視化されますので、属人化も発生しにくくなります。
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クラウドシステムはすべて国内で、情報セキュリティも万全
Web Serverとお客様との通信は暗号化されています。Web Serverはパスワードの設定規制、自動ログアウト、ログ監視機能等を備え、アクセスを監視し不正アクセスを許しません。
Webアプリケーションに対するアクセスは、Web Application Firewallを経由してアクセスしており、不審なアクセスを検知／遮断しています。
データベースは冗長化されています。万が一の障害時にもデータ復旧は容易です。
Webアプリケーションは定期的に外部専門家による脆弱性調査を行っており、最新のハッキング技術にも対策をおこなっています。
データは暗号化したうえで、国内の遠隔地にバックアップを取得しており、データセンターに物理的な損害が発生した場合にも復旧できるよう準備しています。
サーバ、ネットワークは冗長構成がとられており、万一、データセンター自体が稼働しなくなった場合でも、サービスレベルに応じて、復旧できるよう準備されています。
個人情報にアクセスできる環境は、VDI環境に限定しており、同VDI環境はインターネットへ自由に接続できません。また、メールにエクセル等のデータを添付し送信することも自由には行えませんので、従業員が一覧性のある情報を外部へ送り出すことはできません。
システム管理者は、情報漏洩対策を実行し情報システム全体を常時監視しています。特権IDによる操作は、個人を特定できる仕組みになっております。
リスク統制委員会を組織し、次の活動をおこなっています。
機密性（Confidentiality）…許可されたユーザーのみが情報にアクセスできる状態にしておくこと
完全性（Integrity）…情報を正確かつ完全な状態にしておくこと
可用性（Availability）…必要なときにいつでも情報を利用可能な状態にしておくこと
提出書類に不備があった場合、どのように対応していただけますか？
提出書類に不備があった場合、ラクラスはその情報をお客様に報告します。再発送の指示は、初回発送と同様に管理画面上から行います。流れとしては下記の通りです。
不備発見
到着書類に不備を発見した場合、ラクラスはお客様と取り決めておいた管理部門へ報告します。お客様は、収集対象者へ連絡する等により今後の対応を決定していただきます。
収集キットの再送指示（または終了）
管理画面上から、再送を指示していただきます。
※収集キットの発送は自動では行いません。費用がかかるものですので、必ずお客様の指示をいただいてから発送の手配を行います。不備内容によってはイレギュラー対応も検討いたします。
未提出者への督促はどのように対応いただけますか？
未提出者への督促には、収集キットの再送、または督促用はがきの発送を行います。いずれの督促についても、キットの作成や郵便代等の費用がかかることから、お客様からの指示が作業開始のトリガーとなります。
流れとしては下記の通りです。
収集状況の確認
お客様管理担当者が、管理画面から収集状況を確認します。
収集キット、または、督促用はがきの発送指示（または終了）
管理画面上から収集キット、または、督促用はがきの発送を指示していただきます。
マイナンバーはどのくらい保存されますか？
マイナンバーが記載された書類の保管は、従業員の退職後７年が期限となっています。
これは、扶養控除等申告書などの保存期間が７年であることに起因しています。保存期間の起算日は、属する年の翌年1月10日の翌日です。
保管期間を経過した後はマイナンバーを保存しているデータだけでなく、それが記載された書類全てを廃棄または削除する必要があります。
ただし、お客様の内部規程において保存期間を７年以上に設定している場合は、マイナンバーが記載された書類を７年後に廃棄し、マイナンバーを記載していない書類はお客様の定める期間保管します。
マイナンバーの廃棄についてはどのように対応していただけますか？
マイナンバーおよびマイナンバーが記載されたファイルは、保存期間を経過すると速やかにシステム内から消去されます。また、法令の要求に従い廃棄のログも取得します。
法定保存期間が終了する前には、お客様に「データ破棄の実行可否」について確認を行います。
確認後、マイナンバーを記載した書類は廃棄され、バックアップデータはその90日後にすべて消滅し、この時点で完全に廃棄されることになります。
また、お客様の指示によりただちに廃棄することも可能です。廃棄に関するログは常時、管理画面上から参照可能です。ご希望により、廃棄証明書も発行いたします。
