業務負荷が高く、年末調整BPOベンダーを切り替え。工数はほぼゼロになり、従業員も満足！
取材対象者
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株式会社西武プロセスイノベーション
ペイロール＆ベネフィッツユニット マネジャー
榊原様 ※役職名は取材当時
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株式会社西武プロセスイノベーション
ペイロール＆ベネフィッツユニット シニアスタッフ
赤尾様 ※役職名は取材当時
株式会社西武プロセスイノベーション
BEFORE
- 控除証明書の管理で1人月を要する
- システムの操作性の評価がよくなく、使いづらい
- 操作に関する問い合わせも頻繁に来ていた
AFTER
- 控除証明書の管理工数はほぼゼロに
- システムのUIが格段によく、分かりやすい
- 問い合わせはほとんど来なくなった
年末調整の業務過多。システムも不安定で問い合わせ増加
榊原様：もともとは給与システムから帳票を印刷・封入封緘・配付を自前で実施しておりました。
榊原様：はい。申告書を従業員に配付して、各職場でチェックをして本社部門に吸い上げる。そして、本社でもチェックをしたらデータ化をして、システムに流し込むという流れです。
榊原様：はい。量的に難しいということで、2017年から他社BPOサービスを活用しはじめました。当時は紙の申告書のみのサービスでしたが、徐々に紙からウェブに移行していきました。ただ、色々と課題はありました。
ペイロール＆ベネフィッツユニット マネジャー 榊原様
榊原様：例えば、控除証明書の原本を回収するサービスがありませんでした。ウェブ化によって控除証明書のデータ化は早くなりましたが、結局自分たちで控除証明書を回収してファイリングをしなければならないので時間と手間が掛かりました。担当者1人が1か月は付きっきりで……。
榊原様：そうです。従業員数も多いですし、数十か所の拠点に配布する必要があります。
赤尾様：その当時、私は現場におりましたが、現場は現場で届いたものを各部署に分けていく作業が必要でした。配るのも大変ですし、もちろん回収も大変でした。
赤尾様：現場でそのBPOサービスを利用していて感じたのは、システムの操作性に少し難があった点でしょうか。自分が何をやっているのか分かりにくかったり、不具合で止まってしまったりすることもありました。
ペイロール＆ベネフィッツユニット シニアスタッフ 赤尾 様
榊原様：確かに、申し上げにくいのですが、当時のサービスは従業員からはわかりづらいという評価であったと記憶しています。私自身も同じ印象でした。
榊原様：そのせいか、操作に関する問い合わせも頻繁に来ていましたし、年末調整実施期間中の定期的なミーティングの場もなかったため、コミュニケーション不足を感じておりました。
榊原様：サービス内容が当然決まっているので当然といえばそのとおりですが、疑問や質問、私たちだけでは解決できない課題にレスポンスよく対応いただきたかったと感じておりました。
「原本回収」と「読取代行」が決め手となり、ラクラスに切り替え
榊原様：それで別のBPOサービスを探そう、ということになり、3社をピックアップしたと聞いています。もともとお願いしている会社に加えて、他に2社でした。
榊原様：そうですね。私が直接かかわったわけではないのですが、もともと派遣で取引があったテンプスタッフ様の営業から「私たちのグループにラクラスという会社があるので紹介させてください」という話があり、ご縁がつながったようです。
赤尾様：ちょうど私もそのタイミングでこちらの部署に来たのですが、最終的にラクラスと当時のBPOサービス会社の一騎打ちになっていたのは記憶しています。
榊原様：やはり、控除証明書の原本を回収し、読み取りを代行してくれるところです。郵送すればあとはすべてやってくれるという点が非常に魅力的なサービスだと思います。
ペイロール＆ベネフィッツユニット マネジャー 榊原様
榊原様：BPOサービスを利用するとはいえ、会社が変わることでUIやフローも全部変わりますので、そこの説明を社内に向けて一からやるのは正直大変ではありました。
榊原様：はい、グループ各会社人事部門に向けて説明をしないといけませんでした。ただ、そこに時間をかけて丁寧にやっておくことで、あとで楽になると思いました。
榊原様：そもそも担当者としては変化をさせないのが一番楽なのかもしれませんが、作業の負荷や従業員の満足度を考えたら必要な切り替えだったと思います。
榊原様：そうです。それが2023年の8月くらいでしたね。弊社は2023年の6月からグループのコーポレート業務を集約・共通化する西武プロセスイノベーションという一つの会社として運営し始めましたので、切り替えるには良いタイミングであったと思います。
負荷も問い合わせも減少。「全社標準にしていきたい」
榊原様：やはり原本の回収がなくなりましたので、その負荷がなくなったのは大いに効果があったと思っています。
榊原様：今はもう、ほぼゼロの工数です。
赤尾様：厳密には箱の移し替えをするのですが、月に3～4時間程あれば終わりますし精神的な負担もなくなりました。
榊原様：前と比べると格段に良くなりました。UIが悪いことによる問い合わせは、ほとんど来なくなりました。私自身も操作して思いましたが、分かりやすくて大多数に受け入れられるUIだと思います。
榊原様：やはり控除証明書の読み取りを代行してくれるところが非常にありがたかったです。必要か不必要か分からなくても、とりあえず送れば必要な書類を読み取ってもらえるので、従業員にとっても「考えなくていい」のは大きなメリットだと思います。
赤尾様：あとは、以前のシステムのようにエラーが出て止まってしまうこともなく、とても安定しているので安心して使えることも従業員にとってメリットだと思います。
ペイロール＆ベネフィッツユニット シニアスタッフ 赤尾 様
赤尾様：従業員の方々と接したときに、すごく分かりやすくなった、送るだけで楽になったという声を直接いただくことがありました。このような従業員の声も聞くことができ、切り替えて正解だったと思っています。
榊原様：ラクラスの皆さんは年末調整期間中に毎週のように打ち合わせを設定してくださり、疑問や課題が速やかに解決できたので、非常に安心してお任せできました。
榊原様：まだ運用の部分で改善できるところはあると思うので、今よりもさらに「考えなくていい」運用にしたいです。
榊原様：あとは、西武グループでもまだラクラスのサービスを使っていない会社がいくつかありますので、どんどん展開して『全社標準』にしてグループ全体の最適化に繋げていきたいと思っています。それが当社の発足の理念でもありますので。
PROFILE
お客様プロフィール
株式会社西武プロセスイノベーション
2022年に設立。西武グループ各社のコーポレート業務を集約・共通化し、DXやBPRを通じて業務の標準化と効率化を推進している企業です。AIをはじめとする先端技術の活用によるスマート化を推進し、西武グループ全体の企業価値向上に貢献しています。
COMMENT
担当者コメント
ビジネスサービス統括部
年末調整サービス部
太田 孟
初年度より導入・運用のサポートを担当しております。
西武グループ様は従業員数が多いだけでなく、拠点も全国各地に多数あることから、シンプルでわかりやすい運用を実現できるよう心掛けております。
また、導入2年目には西武プロセスイノベーション様のご担当者様が変更となりましたので、
定期的なミーティングを実施してテキストでは聞きにくいような細かいご相談も伺いながらサポートさせていただいておりました。毎年3月頃に実施している振り返り会ではたくさんの忌憚ないご意見をいただいており、
サービスを発展させる良い機会をいただけております。
今後も皆様が楽になるようなサービスを目指してまいります。