業務の属人化とは？リスクや原因、効果的な解消方法を徹底解説
2025.12.17
本記事では、業務の属人化の定義とリスク・デメリット、主な要因を確認します。また、属人化を解消するための基本ステップやITツール活用のポイントも解説していきます。人事業務の属人化解消に向けて基礎知識を習得したい方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
ビジネス環境が複雑化する昨今、人事部門の人的リソースを有効活用しながら組織の生産性を向上させるためには、「業務の属人化」を防ぐことが重要です。
しかし、業務の属人化が当たり前になっている組織では、多くの手間をかけて属人化を解消するメリットがわからないこともあると思います。また、場合によっては、属人化による問題に気づきながらも、具体的に行うべき施策がイメージできていないケースもあるでしょう。
そこで本記事では、最初に業務の属人化の定義とリスク・デメリット、主な要因を確認します。そのうえで記事の後半では、属人化を解消するための基本ステップやITツール活用のポイントを解説していきます。
人事業務の属人化解消に向けて基礎知識を習得したい方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
業務の属人化とは何か
業務の属人化とは、以下のように「特定の業務・役割」が「特定の人のもの」になってしまう状態です。
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上記のAさんは、給与計算業務のすべてをひとりで担当しているわけですから、会社からの信頼・期待も大きい人材ということでしょう。また、本人としても、業務が属人化した状況は「私がいないと給与支払いを行えない」という責任感ややりがい、自信をもたらしているのかもしれません。
しかし、会社とAさんの人生や関係性を長い目で見ると、定年やライフスタイルの変化などによって、いつか必ず「会社を辞める日」がやってきます。また、Aさんは生身の人間ですから、急病などで入院したりするかもしれません。
業務の属人化には、このように短期的な視点で考えると労使の両方にメリットが高そうである一方で、中長期的に見たときに会社にとって大きなリスクになる可能性があるのです。
属人化によるリスクとデメリット
先述のとおり、属人化は、業務そのものおよび組織にさまざまなデメリットやリスクをもたらす要因となるものです。ここでは、多くの企業に生じている「業務の属人化から起こるデメリット」を6つ挙げて見ていきましょう。
デメリット（1）業務のブラックボックス化
ブラックボックス化とは、黒い箱（ブラックボックス）がそうであるように、「その中がどうなっているのか？」を外部から確認できない状態です。
たとえば、新卒・中途の人材採用業務をAさんひとりが担当している場合、同じ人事部門の他メンバーからすると、「今年の新卒採用はどこまで進んでいるのか？」や「中途の良い人材は獲得できそうか？」といったことがまったくわからない状態になります。
そこで仮にAさんが５日間の慶弔休暇に入ってしまった場合、これまでAさんとやり取りしていた応募者や内定者から問い合わせがあっても、人事部門のメンバーは「Aさんがお休みしているので詳細はわからない」や「11月10日にAさんが出社するので、それまで待ってほしい」といった返答しかできず、迷惑をかけてしまうかもしれません。
デメリット（2）特定の従業員への負担大
給与計算はAさん、採用活動はBさん、組織変革はCさん……というように担当者を決めて分業化や属人化をしてしまうと、たとえばBさんが年間の採用活動が終わり閑散期に入っても、他の業務内容や進捗がわからないことで、年末調整で繁忙期中のAさんをサポートすることが難しくなります。
結果として生じるのが、「特定メンバーだけに負担がかかりやすくなる」という問題です。
デメリット（3）マネジメントや評価の難しさ
属人化している業務の中身がブラックボックスである場合、その担当者および業務全体を管理する上司による適切なマネジメントや評価も難しくなる可能性があります。
たとえば、上司が給与担当者の繁閑差を改善しようとしても、業務の属人化およびブラックボックス化によって中身がわからなければ、担当者本人から「この業務は残業なしではできません！」と言われてコミュニケーションが終わってしまうかもしれません。
また、ブラックボックス化が深刻である場合、業務効率化につながる建設的な話し合いなども難しい可能性があるでしょう。
上司および周囲が属人化された業務の中身を知らなければ、成果以外の部分で適切な人事評価も行いづらくなってしまうのです。
デメリット（4）業務品質の低下
属人化が当たり前の職場では、「あの業務はAさんに任せておけば安心だ」といった考えに陥りやすいです。しかし、先述のとおりたった1人の担当であるAさんが病気や私用で会社を休まざるを得なくなった場合、業務がいきなり止まることで、対応品質が一気に低下する可能性があります。
また、顧客などから問い合わせがあったときに、「Aさんと連絡がつくまで返答ができない」や「ほかの人事メンバーでは何の対処もできない」となれば、迅速かつ適切な対応が難しいことになります。やはり「サービス品質」や「ステークホルダーからの信用」は低下してしまうでしょう。
デメリット（5）ノウハウやナレッジの属人化
業務が属人化されている場合、以下のようなナレッジやノウハウも属人化します。
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上記のようなノウハウやナレッジは、人事部門の業務を効率化して高い成果を出すうえで不可欠なものです。しかし、業務の属人化によってこれらのナレッジが言語共有や蓄積されず「担当者1人のもの」になってしまうと、担当者が離職した後の対応や部門・企業全体の成長も難しくなるでしょう。
デメリット（6）人材流動性の問題
業務を属人化すると、部門内の人材流動性が著しく低下する一方で、新人や若手が離職しやすくなり、人材の流出が著しくなる可能性があります。こうした矛盾が起こる理由の一つは、一部の人材に起こりうるモチベーションの低下です。
たとえば、ある若手が「人事部門でさまざまな応募者と関わっていきたい」という想いを抱いて入社してきたと仮定します。しかしそこで上司から、「うちでは採用担当は1人と決めていて、いまはAさんが担当しているから、あなたは給与計算の補助を……」と言われたらどうでしょうか。
業務の属人化が著しい場合、各メンバーが「さまざまな仕事にチャレンジできる」という状態にはなりづらいでしょう。その場合、成長意欲が高く仕事のやりがいを重視している従業員のモチベーションは下がり、退職動機のほうが大きくなってしまうかもしれません。
業務が属人化する主な原因
業務の属人化に対する適切な対策を考えるうえでは、「属人化はなぜ起こるのか？」という原因に着目することも大切です。ここでは、多くの企業で生じている属人化の一般的な発生原因を5つ挙げて見ていきましょう。
原因（1）業務における専門性の高さ
業務によっては、以下のような専門性の高さが求められることもあります。
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こうした業務に直面した際、「若手・新人には難しすぎる」や「ベテランのAさん以外が担当するとミスする可能性が高い」といった保守的な考えに陥ると、業務の属人化が起こりやすくなります。
原因（2）情報の言語化や共有不足
属人化が発生しやすい業務や部門には、ノウハウやナレッジの言語化があまり行われず、それらを共有する機会が少ない傾向もあります。
たとえば、Aさんがひとりで新卒・中途の採用活動を行っている場合、他のメンバー向けに以下のような事項を言語化する必要があります。
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これらの業務内容が言語化されなければ、ブラックボックス化が起こってしまいます。
また、仮にAさんが採用戦略やスケジュールなどをひと通り文書化していても、それらを他のメンバーに報告・共有する機会がなければ、「採用業務はブラックボックス化されたまま」になる可能性が高いでしょう。
原因（3）業務過多による時間の制約
業務量と人的リソースのバランスが悪く、「日々の業務が忙しすぎる」とか「期限までに終わらせるので精一杯」といった状況の場合、担当者は目の前にある仕事をこなすことに専念せざるを得なくなります。
この場合、業務の標準化や効率化につながる取り組み、他のメンバーに情報共有するための言語化まで手がまわらない可能性が高いでしょう。
また、そこで新人を採用しても、組織および先輩メンバーにOJT研修をじっくり行う余裕がなかったりすれば、新人を早期戦力化につなげられず、結果としてベテラン担当者による属人化が続いてしまうかもしれません。
原因（4）
業務プロセスが可視化・標準化されていない
業務プロセスの可視化やマニュアル化が行われておらず、担当者の経験や勘に依存して進められている場合、周囲は「担当者が何の作業をやっているのか？」や「今日は忙しいのか？忙しいのだとすれば、それはいつまで続くのか？」といったことがわからなくなります。
その場合、他のメンバーによるサポートも難しくなるため、結果として属人化に陥る可能性が高いでしょう。
原因（5）担当者が属人化を望んでいる
一部業務を独占することは、「この仕事は自分にしかできない」という優位性や優越感から生じることもあります。
たとえば、担当者が上司などから「あなたがいないと人事部門は回らない」と言われることに喜びを感じてしまっている場合、この状況を維持するために、あえて業務の詳細情報を開示・共有せず、自らブラックボックス化の状態を生み出していることもあるかもしれません。
また、上司からの介入や業務効率化につながる改善をあまりよく思わない場合も、「非常に難しくミスが許されないから、若手や新人には任せられない」といった主張をしてくることで、結果として属人化になってしまうケースもあるでしょう。
業務の属人化を解消するためのステップ
ここまで紹介したとおり、業務の属人化にはさまざまな要因があり、それによって発生するデメリットやリスクも非常に多種多様です。こうしたなかで属人化の解消を目指すうえでは、業務および組織の本質的な問題解決につながり、費用対効果が高い施策を実施する必要があります。
ここでは、属人化を解消し、業務および組織の悪循環を好循環に変えるための基本的なステップを紹介しましょう。
ステップ（1）業務の棚卸しと分析
最初に行うのは、属人化している業務内にある「仕事の洗い出し」です。
たとえば、給与計算業務が属人化している場合、「Aさんが担当する給与計算には、具体的にどういった仕事があるのか？」を洗い出していきます。この場合、例として以下のような業務が挙げられます。
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属人化を本当の意味で解消するためには、各業務のブラックボックス化を解消する必要があります。このステップでは、各担当者が行っている仕事をすべて言語化してもらうことが重要でしょう。
なお、たとえば人事部門で「Aさんは給与、Bさんは採用、Cさんは新人受け入れ……」のように部署全体に属人化が生じている場合は、属人化による問題が大きいものや緊急性が高い業務から優先順位をつけて着手するのも一つの方法です。
どの業務の問題も同程度の場合は、マニュアル化しやすそうな業務を先に着手して、そこで得たノウハウを他の業務に応用しても良いかもしれません。
ステップ（2）業務フローの可視化
次に行うのは、「どういった流れで仕事を進められているのか？」をまとめる作業です。たとえばある企業が毎月25日に給与支払いをする場合、給与計算の担当者は以下の流れのなかで毎月の仕事を行っているイメージになるでしょう。
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このような業務の流れを、まとめて可視化していくべきです。
ステップ（3）誰でもわかる業務マニュアルの作成
業務の流れが明確になったら、それぞれの仕事についてマニュアルを作成します。ここでのポイントは、その仕事にはじめて着手する人でもわかるレベルにすることです。
たとえば、給与担当者であれば誰もが当たり前に理解している「賃金支払いの5原則」や「社会保険料とは具体的に何を指すのか？」といった法律や言葉の意味でも、給与計算業務にはじめて携わる人は知らない可能性が高いでしょう。
また、自分の給与明細を見ておおよその意味を知っていても、それを業務に応用できるほどの深い知識ではないかもしれません。
属人化の解消を目指してマニュアルを作成する場合は、各作業で使用する法令や各用語の意味も詳しく解説しておくことが大切です。ただし、あまりに細かすぎると読むだけで負担になってしまう可能性があります。専門用語などは一覧で整理しても良いでしょう。
作成中のマニュアルは、業務内容を全く知らないメンバーに読んでもらったうえで、不明点などがあれば指摘してもらうような方法をとるのもよいでしょう。
ステップ（4）業務体制の見直し
業務の属人化は、「そもそも情報共有する時間的余裕がない」とか「ほかのメンバーに『手伝って』と言える雰囲気ではない」といった組織体制や風土の問題で起こっている可能性もあります。
そこで属人化を解消するためには、日々の業務において以下のようなことができる体制・環境・風土を構築していくことも重要です。
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（1）ベテラン担当者が若手に仕事を教えられる （2）初心者メンバーがマニュアルを見ながらゆっくり作業を行える （3）初心者メンバーがミスをしたときに、 （4）部門全体で定期的に情報共有を行える
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（1）～（3）を行うためには、「仕事を教える側」と「新たな仕事に挑戦する側」の両方にある程度の余裕が必要です。また、（4）の情報共有をするためには、たとえば「週1回の報告会の開催」や「情報共有専用のソフトウェア導入」といった仕組みの構築も必要でしょう。
ステップ（5）定期的かつ継続的な評価と見直し
属人化解消の取り組みは、「マニュアルを作って他メンバーに共有すればOK」ではありません。本当の意味で属人化解消を成功させるためには、取り組みを進めるなかで出てきた以下のような気づきや新たな課題を汲み取る必要があります。
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そのうえで、実施した取り組みの効果を測定しながら改善する“PDCAサイクル”を回すことが大切です。PDCAを回すなかでは、その取り組みに関わる担当者はもちろんのこと、たとえば振込データを渡す先にいる経理担当者などの声にも耳を傾ける必要があるでしょう。
ITツールを活用した属人化解消の成功事例
属人化を解消するうえで役立つのが、さまざまなベンダーから提供されているITツールで、一般的には「業務効率化ツール」ともいわれます。人事労務領域の場合、各部門が抱える課題を解決に導くためのクラウドやビッグデータ、AIなどのテクノロジーが用いられますが、これらは総称して「HRテック」と呼ばれています。
なお、「HRテック」については下記の記事で詳しく解説していますので、興味がある方はこちらをご覧ください。
【関連記事】HRとは何か？ 人事との違いや人材価値を最適化する業務内容、HRTech（HRテック）を詳しく解説
ここでは、以下2種類のITツール導入で属人化解消に成功した企業の事例を紹介しましょう。
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【A社】
ナレッジマネジメントシステムの導入で属人化解消
A社ではこれまで、採用活動の業務において「中途の求人ならＢ社の佐藤さんに相談すると良い」とか「近年の新卒内定者には、◯◯と◯◯のフォローが必要」といったナレッジが各担当者に共有されていない状態でした。
また、採用活動の戦略やスケジュールを記載したExcelシートも担当者が自分のパソコン内で管理していたため、ほかのメンバーは「採用活動はどのようなスケジュールで行われているのか」などもわからない状態でした。
そこで、ナレッジマネジメントシステムを導入。各担当者が自分だけで抱えていた情報や経験値が全メンバー共通のシステム上にアップロードされることで、結果として仕事のサポートや引き継ぎもしやすくなっています。
また、担当者が出張などで不在の際にも、システム内のFAQを見て問い合わせ対応をしてもらうことで、属人化の解消はもちろんのこと業務のスピードおよび品質の向上も実現する結果となっています。
【B社】
人事労務管理システムの導入で属人化を解消
B社では、ベテラン社員のAさんが手計算で給与の算出を行っていました。
給与明細や源泉徴収票なども全て手書きであり、計算方法などは全てAさんの頭のなかにある状態だったため、他メンバーへの教育などもできません。
そこでB社が導入したのは、給与計算機能が搭載された人事労務管理システムです。こうしたシステムを使うと、必要な勤怠データなどを登録するだけでほぼ自動に近いイメージで給与計算を行えるようになります。
このシステムを導入してからというもの、ベテラン社員Aさんの負担は大きく減るようになりました。また、Aさんは空いた時間を使って後輩にデータチェックなどを教えるようになっていきました。
B社の給与計算業務は約20年間、Aさんの独占業務と化していましたが、人事労務管理システムを導入することで少しずつではありますが、Aさんが他メンバーに仕事を教える光景も増えるようになりました。その結果、Aさんは以前より有給休暇を取得しやすくなったのです。
属人化解消における今後の展望
近年のビジネス環境では、加速する少子高齢化社会などの影響からさまざまな変化が起こり、属人化解消の重要性に着目する企業が多くなっています。
この章では、企業の人事部門において属人化解消の重要性が高まる理由や、将来に向けて行うべき対策などについて考えていきましょう。
人事部門に属人化の解消が求められる理由
企業の人事部門に属人化の解消が求められる理由としては、以下のように多くのものがあります。
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上記をわかりやすくまとめると、「優秀な人材の確保が難しい」なかで、「人事部門の仕事量や役割に大きな変化が生まれている」ということです。
たとえば、少子高齢化が加速する近年の日本では、子育てや介護をしながら働く労働者も珍しくなくなっています。
なかでも介護は、予期せぬタイミングで急に発生する可能性もあるものですから、企業としては、従業員が介護と仕事を両立できる仕組みや体制作りを日頃から行わなければならないでしょう。
そういったなかで業務が属人化している状況は、多くの企業にとってリスクになるはずです。
また、従業員の働き方の多様化や転職の一般化は、人事労務管理に複雑さや作業時間の増加といった問題をもたらします。その一方で、近年のビジネス環境では『戦略人事』の重要性が増しており、多くの人事担当者は「採用戦略の立案」や「内定者フォロー」といった“コアな仕事”に力を注がなければならない状況です。
こうしたなかで「給与計算はAさん、採用活動はBさん、新人受け入れはCさん」のような状態になっていると、部門内の繁忙期に人的リソースを効果的に使うことが難しくなります。
また、属人化によりAさん・Bさん・Cさんが協力し合えない状況は、例えば「優秀な応募者からの問い合わせ」や「離職希望者の引きとめ」といった、会社にとって重要なコミュニケーションを逃す要因にもなりかねません。
人材の獲得が難しく、離職や働き方を変える従業員が増えるなかで、人事部門が攻めの仕事を進めていくためには、業務の属人化を可能な限り解消する必要があります。そのうえで、いま働いている人材を効率的に活用する仕組みや風土を構築することが必要でしょう。
人事業務における持続可能性の向上と属人化の解消
属人化の解消は、人事部門の持続可能性を高めるうえでも重要なことです。
たとえば、給与計算の属人化を解消して、「メンバー全員が給与を算出できる状態」にすると、主担当者が産休育休を取得することになっても、残ったメンバーで安定的に業務をこなし続けられるようになります。
また、業務の属人化を解消すると、たとえば年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、5日の時季指定取得も促しやすくなるでしょう。
このように従業員が自分のプライベートを大切にしたり、休むべきときに休暇を取得できる環境や体制を整備したりすることは、メンバーの定着率や組織の持続可能性を高めるうえでも重要な取り組みになります。
＜参考＞：年5日の年次有給休暇の確実な取得（厚生労働省 東京労働局）
人事労務のアウトソーシングならラクラスへ
本記事では、業務の属人化の定義とリスク・デメリット、主な要因を確認してきました。属人化を解消するための基本ステップやITツール活用のポイントも解説してきましたが、人事業務の属人化解消は多くのポイントがあるため、負担に感じた方も多いのではないでしょうか。
もし人事業務における業務効率化をお考えであれば、ラクラスにお任せください。ラクラスなら、クラウドとアウトソーシングを掛け合わせた『BpaaS』により、人事のノンコア業務をアウトソースすることができコア業務に集中できるようになります。
ラクラスの特徴として、お客様のニーズに合わせたカスタマイズ対応を得意としています。他社では難色を示してしまうようなカスタマイズであっても、柔軟に対応することができます。それにより、大幅な業務効率の改善を見込むことができます。
また、セキュアな環境で運用されるのはもちろんのこと、常に情報共有をして運用状況を可視化することも心掛けています。そのため、属人化は解消されやすく「人事の課題が解決した」という声も数多くいただいております。
特に大企業を中心として760社86万人以上の受託実績がありますが、もし御社でも人事の課題を抱えており解決方法をお探しでしたら、ぜひわたしたちラクラスへご相談ください。
