近年のビジネス環境では、人事給与部門の業務負担が増えるなかで、給与計算アウトソーシングの必要性を感じて情報収集を始める方が多くなっています。また、サービス比較をする際に「クラウド」という言葉に関心を持ち、検討要素の一つにする方も増えているようです。

そもそも「給与計算アウトソーシング」とは、どのような業務を委託するサービスなのでしょうか。また、クラウド型のサービスを選んだ場合、給与計算の担当者にどのようなメリットがあるのでしょうか。

この記事では、給与計算アウトソーシングの基本を確認したうえで、選定時のポイントとなる料金体系・相場、企業規模別の選び方を紹介します。記事の後半では、注目度が高まっているクラウド型の給与計算アウトソーシングについて、特徴やメリットを解説していきます。

自社のニーズに合う給与計算アウトソーシングを探し求めるなかで「クラウド型」というカテゴリに関心を持った方は、ぜひこの記事を参考にしてください。

そもそも給与計算アウトソーシングとは、以下のような給与計算の関連業務を切り出して社外の専門業者に委託することです。

一般には、「給与計算代行」や「給与計算BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」と呼ばれたりします。

給与計算アウトソーシングが求められる背景と重要性

給与計算アウトソーシングの重要性や利用メリットは、この業務を行う人事給与部門の実態や課題といった背景に注目することでよりイメージしやすくなります。3つの観点から見ていきましょう。

・給与計算アウトソーシングが求められる背景

人事給与部門でアウトソーシングが求められる最大の要因は、ただでさえ負担が大きい給与計算の業務に、近年はさらなる負担が生じやすく複雑になっているからです。

給与計算には、毎月支払う賃金を計算する「月次業務」のほかに、「随時業務」と「年次業務」があります。

たとえば、従業員の入社・退社や大幅な昇給があれば、社会保険の手続きを「随時」行う必要があります。また、このほかに、時期がくると住民税・労働保険の年度更新、年末調整といった「年次」の仕事も「随時」・「月次」の業務と並行して進める必要があるのです。

一方で、近年のビジネス環境では、終身雇用の崩壊に伴う人材の流動化の影響から、従業員の入社・退社も当たり前に生じるようになりました。この状況では、従業員の入社・退社にともなう事務手続きの頻度も上がります。

また、労働者の働き方も多様化しており、かつての日本企業のように「メンバーの6割近くがフルタイム勤務の正社員」といった時代も終わり始めています。従業員がさまざまな働き方を選択した場合、勤怠管理や給与計算の複雑性も増しやすくなるでしょう。

このように人事給与部門の業務負担が増す今、定型化された給与計算の仕事を切り出し、専門業者にアウトソーシングすることの重要性が増しているのです。

・給与計算と法令遵守

給与計算の仕事は、いわゆる“賃金支払いの5原則”を中心とする法律に則って行うものです。

たとえば、賃金支払いの5原則では、「毎月1回以上、一定の期日を定めて（賃金を支払う）」というルールを定めています。新入社員の受け入れなどで担当者がどれだけ忙しくても、給与計算および支払いの遅れは許されるものではありません。

また、税金や社会保険料の納付や年末調整などの手続きも、すべて決められた期限内に終える必要があります。

人事担当者の負担が増えるなかで法令を遵守し、期日までにさまざまな手続き完了させるためには、給与計算アウトソーシングで業務を効率化することも求められるでしょう。

＜参考＞：賃金の支払方法に関する法律上の定めについて教えて下さい。（厚生労働省）

・専門性の確保

給与計算業務を担うために高い専門性を確保するうえでも、アウトソーシングはとても有効です。給与計算を外部委託すると、計算に用いる専門知識の習得やアップデートも不要となります。

給与計算で必要となる知識は、労働基準法・税金・社会保険・自社の独自ルール・情報リテラシーなど非常に多岐にわたるものです。また、これらの知識は「研修などで1度習得すればOK」ではありません。制度改正が入る度にアップデートをして、業務フローなども見直す必要があるのです。

また、担当者の専門性を高め続けるためには、それなりのコストがかかります。計算業務と知識習得の大きな負担から優秀な人材に離職でもされてしまったら、元も子もありません。そのような悪循環にブレーキをかけるうえでも、アウトソーシング利用の効果は非常に高いものとなるでしょう。

給与計算アウトソーシングのメリット

ここまで解説した内容をまとめると、給与計算アウトソーシングには、以下のようなメリットがあることが見えてきます。

給与計算アウトソーシングの利用メリットは、以下の記事でも詳しく解説しています。興味があるかたは、ぜひチェックしてください。

給与計算を業務委託するメリット・デメリット｜給与計算アウトソーシングの費用相場や選び方も解説

給与計算の外部委託先を選ぶ場合、費用や料金は大変重要なポイントになるものです。

ここでは参考までに、給与計算アウトソーシングにおける一般的な料金構成と、従業員数などの企業規模別で料金がどのぐらい変わるかを見ていきましょう。

給与計算アウトソーシングの一般的な料金構成

給与計算アウトソーシングの料金構成には、以下の3種類があります。それぞれの特徴を見ていきましょう。

・料金体系（1） 「従量課金制」

従量課金制は最も一般的な種類です。

従量課金では、「従業員1名につき月額いくら」という考え方をするため、従業員数の増減で月額料金が変わることになります。この種類では、以下の計算式で算出した金額が請求されることが多いでしょう。

従量課金制の場合、1名につき1,000円前後が相場であり、@1,000円×30名以下……一律月額30,000円のように一律料金にしているサービスもあります。なお、初めに初期費用がかかることが一般的です。

・料金体系（2） 「従業員数に応じた月額料金制」

月額料金制の場合、「従業員数◯人～◯人までなら月額〇〇円」というものです。具体的には、以下のような料金構成が一般的でしょう。

自社の従業員数を「20～29名」といったある程度の枠内で調整できる場合、この種類を選択することで外部委託費用を毎月決まった額にすることも可能となります。

・料金体系（3） 「スタッフの稼働時間に応じた月額料金制」

外部委託先のスタッフにどのくらい稼働してもらうかで、料金が決まる種類もあります。たとえば、「月30時間対応で月額20万円」などのイメージになるでしょう。

この種類の魅力は、スタッフの稼働時間にある程度の余裕があるプランを選択すれば、従業員数が少し増えても費用面の影響を受けにくい点です。ただし、稼働時間がどのくらいになるかは、自社から提供する作成データの質やスタッフの力量などの影響を大きく受ける側面もあるでしょう。

従業員数による料金比較

給与計算アウトソーシングの料金は、従業員数や企業規模によっても大きく変わります。

従業員数50人未満の中小企業向けサービスと、数百人や数千人の従業員にも対応できる大企業向けのサービスについて「基本の月額料金」と「従業員1人あたりの料金」を比較すると、以下のような違いが見えてきます。

給与計算アウトソーシングの費用については、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひチェックしてください。

給与計算を業務委託するメリット・デメリット｜給与計算アウトソーシングの費用相場や選び方も解説

給与計算アウトソーシングを利用するのであれば、自社の企業規模に合うサービスを選ぶことが大切です。その理由は「大企業向け」と「中小企業向け」では、サービスのコンセプトや重要視している機能に大きな違いがあることが多いからです。

それはつまり、「等身大の自社に合うサービスの選定が高い費用対効果につながる」といえるかもしれません。

ここでは、大企業向けサービスの特徴と、中小企業が給与計算アウトソーシングを選ぶ際の適切な選択肢について考えていきましょう。

大企業向けのサービス特徴

大企業向けの場合、給与計算に関係するタイムカード・勤怠管理・ワークフロー・社会保険・税務関連・福利厚生・マイナンバー収集などの機能を連動させた総合型のアウトソーシングになることが多いです。一般ではこの形態を『フルアウトソーシングサービス』と呼んだりします。

また、日本の大企業では「ジョブローテーション」という仕組みによって、従業員にさまざまな経験を積ませるために、一定期間で人事異動が行われることが一般的です。

そのため、引き継ぎがうまくいかないとか、従業員に不便が生じてしまうという問題も起こりがちです。そうした問題を防ぐために、大企業向けのサービスでは担当者を複数名配置する体制にしたり、従業員向けのコンタクトセンターを用意したりするケースもあります。

大企業向けサービスの場合、人事部門の給与計算業務のために限定的な導入をするよりは、社内の財務会計やその他システムと連携しながら、総合的な業務効率化を目指すイメージになるでしょう。また、大企業向けサービスの場合、データ連携などを目的とする新機能の開発やカスタマイズが行われることも多くあります。

中小企業向けの適切な選択肢

一方で中小企業の場合、大企業のようなジョブローテーションが行われることが少なく、どちらかといえば特定の担当者による業務の属人化が起こりがちです。

また、管理部門に多くの人員をあてる余裕がない会社では、給与計算・採用・年末調整・労務管理・就業規則の変更といった多様な業務を1～2人の担当者でこなしているケースも多いでしょう。

中小企業がこうしたなかで給与計算をアウトソーシングする場合、固定された担当者と1対1のコミュニケーションをとれたり、困ったときに相談できたりする柔軟性の高いサービスも適切な選択肢になります。

自社のニーズに合い、費用対効果の高い給与計算アウトソーシングを選ぶためには、いくつかのポイントに重きを置く必要があります。ここでは、4つを挙げて解説していきましょう。

ポイント（1）対応実績

給与計算アウトソーシングを選ぶ際には、まず自社と似た企業の対応実績が豊富な業者に問い合わせをするのがおすすめです。

たとえば、「外資系の製薬会社で従業員数3000人の大企業」であれば、業者のホームページやサービス資料で類似の実績があるかをチェックするとよいでしょう。

そこで自社と似た会社の実績が多い場合、その業者は製薬業界の働き方や賃金体系などに精通している可能性が高いかもしれません。こうした業者であれば、問い合わせ～導入までのコミュニケーションもスムーズに進みやすいでしょう。

さらに、製薬業界の企業向けにカスタマイズ実績があれば、その考え方をベースに自社のカスタマイズに対応してくれるかもしれません。

ポイント（2）対応業務の範囲

予算の範囲内で費用対効果の高い給与計算アウトソーシングを選ぶためには、外部委託したい業務の範囲を明確にしたうえで、問い合わせや比較検討に入っていくことが重要です。

たとえば、春～夏までは、新入社員の受け入れや賞与の準備、昇給・異動による給与額の変更確認などで忙しい場合、「毎月の給与計算+住民税の更新までを外部委託」にして、「年末調整は自分たちで行う」といった方向性でもよいでしょう。

ポイント（3）柔軟な対応

長く利用し続けられる給与計算アウトソーシングを選ぶうえでは、自社が導入した独自の勤怠・賃金制度や困ったときの相談などの柔軟な対応ができることも大切です。

たとえば、優秀な人材の獲得や従業員エンゲージメントの獲得を目的として少し変わった働き方や賃金支給の仕組みを検討している場合、対応が可能かどうかを確認するために「現時点でのビジョンを伝える」というのも一つの方法かもしれません。

また、中小企業が予算の関係で限定的な業務の委託になる場合、追加依頼や担当者への相談がどこまで可能なのかも確認しておいたほうがよいでしょう。

ポイント（4）情報セキュリティ対策

給与計算の外部委託をすれば、従業員および会社の大事なデータを業者に見せる・預けることになります。こうしたなかで注意すべきことは、大事なデータが情報漏えいなどに遭わないかということです。

情報セキュリティ対策の内容は、企業ごとに異なります。各社のホームページを確認する際には、企業から預かった情報に対して以下のような対策が講じられているかを見るのもよいでしょう。

また、その会社にISMSやPマーク（プライバシーマーク）といった認証があるかどうかを目安にしてもよいでしょう。

＜参考＞：ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）とは｜情報マネジメントシステム認定センター

＜参考＞：プライバシーマーク制度｜一般財団法人日本情報経済社会推進協会

情報セキュリティ対策を重視したい方には、クラウド型の給与計算アウトソーシングがおすすめです。クラウドとは、あらゆるデータをインターネット上に保管する考え方になります。一般には、“クラウドコンピューティング”と呼ばれたりするでしょう。

クラウド型の給与計算アウトソーシングを利用する場合、システムのソフトウェアおよび給与計算や勤怠などの各種データはクラウド上にあるイメージです。外部委託先のスタッフや企業の担当者および従業員は、インターネットを使ってクラウド上のデータにアクセスすることになります。

ここでは、クラウド型の給与計算アウトソーシングに関心を持つ方のために、この仕組みを使ったサービスのメリットを紹介しましょう。

メリット（1）多くのデータと容易に連携できる

クラウドの給与計算アウトソーシングを使う最大のメリットは、ほかの業務システムで作成した以下のようなデータと給与システムをクラウド上で容易に連携できる点です。

たとえば昇格データは、給与計算の役職手当と関連する項目です。

昇格データの管理システムと給与計算システムがクラウド上で連携できると、管理職や人事評価の担当者が情報入力・変更をした時点で、その内容を給与計算にリアルタイムで反映させることが可能になります。

メリット（2）データの安全性と管理の容易さ

クラウド上にアップロードされたデータは、クラウドサービスを提供するサービスプロバイダで管理されます。サービスプロバイダのデータセンターには、お客様の大事なデータを守るさまざまな仕組みがあり、専用システムやオペレーターによる24時間の監視も行われている状態です。

クラウドのこうした環境にデータをアップロードすることは、社内のパソコンやUSBメモリなどにデータ保管することと比べてはるかに安全でしょう。クラウド型のサービスを使えば、大事なデータが以下のような脅威にさらされるリスクも防ぎやすくなるのです。

また、クラウドの給与計算アウトソーシングには、クラウド上でプログラムが自動更新される特徴もあります。そのため、制度改正や税率変更などが入ったときに、社内で最新情報の入力や更新をする必要もありません。

給与計算に関係するさまざまなデータを常に最新かつ良い状態で管理できることは、長期的に運用するうえでも大きな魅力になるでしょう。

クラウド型の給与計算アウトソーシングは、特定のニーズを持つ企業に特に適しています。たとえば、テレワークやリモートワークを導入している企業では、クラウド上でデータにアクセスできるため、場所を問わずスムーズに業務を進めることができます。

また、急成長中のスタートアップやベンチャー企業にも相性が良いといえます。成長過程では従業員の増減や制度変更が頻繁に発生しますが、クラウド型のサービスであれば、柔軟かつスピーディに対応可能です。

さらに、複数拠点を持つ企業にもメリットがあります。本社・支店・外部委託先が地理的に離れていても、共通のプラットフォーム上でリアルタイムに情報共有できるため、業務の分断を防げます。

こうした点から、「変化への対応力」や「拠点間の連携」を重視する企業にとって、クラウド型アウトソーシングは非常に有効な選択肢となるでしょう。

本記事では、給与計算アウトソーシングの基本を確認したうえで、選定時のポイントとなる料金体系・相場、企業規模別の選び方を紹介してまいりました。注目度が高まっているクラウド型の給与計算アウトソーシングについて、ご理解いただけたかと思います。

もし、クラウド型の給与計算のアウトソーシングをご検討中であれば、ラクラスにお任せください。ラクラスなら、クラウドとアウトソーシングを掛け合わせた『BpaaS』により、人事のノンコア業務をアウトソースすることができコア業務に集中できるようになります。

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また、セキュアな環境で運用されるのはもちろんのこと、常に情報共有をして運用状況を可視化することも心掛けています。そのため、属人化は解消されやすく「人事の課題が解決した」という声も数多くいただいております。

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