給与計算システムとは？ 導入メリットや選び方、費用対効果を高めるポイントを解説
2025.10.07
本記事では、給与計算システムの概要や基本機能を確認したうえで、自社に合うシステムを選ぶ際のポイントを解説します。また、給与計算システム選びをするうえで生じやすいよくある質問とその答えも紹介していきます。給与計算システムを活用して人事業務の効率化を図りたい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
給与計算システムは、人事給与部門の業務効率化を図るうえで、ぜひとも取り入れたいITツールです。しかし近年では、システム製品の多様化が進むなかで「自社に合うサービス選び」が難しくなっています。
そこで本記事では、給与計算システムの概要や基本機能を確認したうえで、自社に合った給与計算システムを選ぶ際のポイントを解説します。また記事の後半では、給与計算システム選びをするうえで生じやすいよくある質問とその答えも紹介してまいります。
給与計算システムを活用して人事業務の効率化を図りたい方は、ぜひこの記事を参考にしてください。
給与計算システムとは？
自社に合った給与計算システムを導入するためには、「そもそも給与計算システムがどういった機能を提供するものなのか」を知ることが重要です。また、最近ではクラウド型のサービスも増加していますので、導入形態の種類も知っておく必要があるでしょう。
ここでは、“給与計算システムの基礎知識”として一般的なサービスの特徴や基本機能、導入形態の種類を紹介していきます。
給与計算システムとは
給与計算システムとは、給与計算に関わる業務の効率化や自動化ができるシステムです。自動化・効率化の範囲は契約サービスやプランごとに異なりますが、一般的には従業員の勤怠情報や雇用情報をもとに毎月の給与計算を行うシステムです。
給与計算システムの基本機能
一般的な給与計算システムには、多くの機能が搭載されています。ここでは6つを挙げて解説します。
（1）給与の計算
一般的には、最初に従業員の基本給・雇用形態などを事前登録したうえで、勤怠や従業員情報のデータの取り込みや連携を行うと、以下のような情報を踏まえて給与額を自動計算するイメージになります。
- 実労働時間
- 残業時間
- 休日出勤時間
- 有給休暇の取得日数
- 欠勤日数
- 各種手当の有無 など
税金や社会保険料などの控除も、現在の法令に合ったものを自動で算出できます。なお、給与計算業務の詳細については下記の記事でも解説していますので、あわせてご覧ください。
【関連記事】給与計算業務を徹底解説！ 業務の全体像と効率化のポイントを詳しく紹介
（2）給与明細の作成
給与計算のシステムでは、計算内容にもとづく明細も出力可能です。
システムによっては、電子データ出力や、URLからWebブラウザ上で確認してもらう形での共有・配布にも対応しています。これらはペーパーレス化を促進するうえでも有効な機能です。
（3）給与の振込設定
給与計算システムのなかには、給与振込の自動化に対応しているサービスもあります。たとえば、銀行との振込連携に対応したシステムを使うと、作成した給与データをワンクリックで銀行に送信することも可能です。
また、給与賞与の振込を経理部門で行っている場合、使うシステムによっては、経理に渡す振込データを給与計算システムから出力するといったオペレーションを実現できるかもしれません。
（4）年末調整
システム内に蓄積された勤怠・給与・源泉徴収額などのデータを活用して、年末調整を行えるサービスも多くあります。従業員にシステム上で申告書を入力してもらうと、紙運用の大きな負担である書類の配布・回収・チェック・転記などの作業も省略できます。
年末調整の業務に関しては、下記の記事で詳しく解説していますので、ぜひご確認ください。
【関連記事】年末調整業務の進め方ガイド｜担当者がやるべき手続きの流れや必要書類の種類などを解説
（5）各種台帳の作成
給与計算システムには、会社が必ず作成・管理しなければならない法定三帳簿や、給与・賞与の振込に関する一覧表、所得税徴収残高計算表などまで作成できるサービスも多いです。
これらの帳票には、最新の従業員情報や計算結果が反映されるため、転記ミスの解消も期待できるでしょう。なお、法定三帳簿については下記の記事でも詳しく解説しています。あわせてご確認ください。
【関連記事】法定三帳簿とは？必須記載項目や作成方法、保存期間などを詳しく解説
（6）マイナンバーの管理
各従業員のマイナンバー取得・保管・破棄は、法律に則って行うべきものです。
給与計算システムのなかには、取得したマイナンバーを暗号化したり、そのデータ領域にアクセス制限をかけたりすることで、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ機能を充実させているものもあります。
給与計算システムの種類と導入形態
給与計算システムを選ぶときには、さまざまな種類の各特徴を理解したうえで、自社に合うものを検討する必要があります。一般的な4つの種類を紹介しましょう。
（1）インストール型の給与計算システム
インストール型は、自社のパソコンやサーバーにソフトウェアをインストールして使う種類です。
データおよびプログラムは社内のコンピュータ上に保存されるため、自社できちんとセキュリティ対策をしていれば、大事なデータなどを守りやすい仕組みとなります。ただしインストール型を運用する場合、セキュリティソフトの導入・監視・更新といった保守作業を社内で行う必要があるでしょう。
（2）クラウド型の給与計算システム
クラウド型は、近年の主流となっている種類です。
クラウドの仕組みを通して、インターネット経由で給与計算のサービスにアクセスするものになります。
クラウド型の場合、システムのプログラムやデータは業者のデータセンターに置かれていますので、そのサービスを使うために自社のパソコンやサーバーに専用ソフトウェアをインストールする必要もありません。制度改正時のアップデートも、自動で行われる形です。
具体的なデータ管理やセキュリティ対策は使うサービスによって異なりますが、インストール型と比較すると、運用保守管理の負担が少ないケースが多い傾向にあります。
（3）給与計算に特化したシステム
給与計算特化型は、「給与賞与の計算+明細発行」といった給与計算業務に特化したものです。搭載機能がシンプルであるため、低コストで簡単に導入しやすい利点があります。
現状では大規模な業務効率化までは求めていなかったり、あまり多くの費用がかけられなかったりする場合には、IT化の第一歩として選びやすいカテゴリになるでしょう。
ただし、特化型を使う場合にはシステムの外部にある勤怠などの情報を何らかの手段で取り込む必要があります。
（4）統合型の人事給与計算システム
給与計算システムには、「給与特化型」のほかに「統合型の人事システムの一機能として給与計算も行えるもの」があります。
具体的な機能や範囲はサービスによって異なりますが、一般的な統合型システムでは、以下のように幅広い領域の業務をカバーしていることが多いでしょう。
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従業員情報/家族情報/勤怠管理/人材採用/人材教育/福利厚生/人事評価/ など
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統合型システムを導入すると、人事担当者が入力した従業員情報や家族情報、従業員が入力したタイムカードなどのデータをそのまま使い、給与計算を行えます。これは、「給与計算システム」と「勤怠管理システム」「従業員情報システム」などが独立しているケースとの大きな違いです。
統合型におけるこの特徴は、ERP（Enterprise-Resources-Planning）の考え方にもとづく仕組みでもあります。ERPを平易な言葉であらわすと「企業におけるさまざまな経営資源を統合管理することで、迅速な意思決定につなげる考え方およびシステム」の総称です。
たとえば、ある人事評価システムで「評価が高かった」人材を「管理職に抜擢」して、現在の「等級・報酬レベル」を踏まえて「給与を算出する」という一連の流れは、人事労務領域におけるERPと言えるでしょう。
ただし、統合型にもいくつかの注意点があります。たとえば、すでに勤怠や従業員の情報管理で何らかのシステムが導入済みであるなかで新しい統合型システムを使い始める場合、各システムからのデータ移行や統合といった多くの準備作業が必要となります。
また、統合型の場合、給与計算がメインとなるコンパクトなサービスと比べて、システム自体の費用も高くなりがちです。
給与計算システムの導入メリット
給与計算システムにおける具体的な導入メリットは、自社がどういったサービス・プランを選ぶかで変わります。ここでは、これまで専用システムを使わずにExcelや手計算で運用していた企業が給与計算システムを新たに導入することで期待できる「一般的なメリット」を紹介しましょう。
メリット（1）担当者の負担が減る
給与計算システムを導入する大きなメリットは、以下のような業務効率化により人事担当者の負担が大きく減ることです。
- 従業員情報や勤怠情報を転記する必要がなくなる
- 制度改正のたびに、Excelの計算式を変える必要がなくなる
- 給与明細のプリントアウトや紙での配布をする必要がなくなる
- 年末調整の紙書類を配布・回収する必要がなくなる など
給与計算の影響で人事担当者の残業が増えていたりする場合、システム導入で効率化を図るメリットは大きいでしょう。
メリット（2）ミスが減る
給与計算システムを導入して、たとえば勤怠データの取り込みや連携をするようになると、ほかのシステムや紙の出勤簿などから情報を転記していた頃と比べてミスが起こりにくくなります。
また、給与計算システムにはさまざまなチェックやガイド機能がついているため、知識不足で経験が浅い新人担当者でも、毎月の計算を不安なく行えるでしょう。
給与計算の業務は、従業員および会社が支払う税金や社会保険料と関係しているため、絶対にミスが許されない手続きです。こうした業務を少ない工数で正確に行うためには、便利なITツールの力を借りることも大切です。
なお、給与計算でのミスに関しては下記の記事でも詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。
【関連記事】給与計算でミスが発覚！ 適切な対処方法とリスク、効果的な防止策を解説
メリット（3）コア業務に注力しやすくなる
近年のビジネス環境では、「労働力人口の不足」や「働き方の多様化」、「転職の一般化」が起こっており、人事部門に求められる主要な役割にも変化が生まれています。こうしたなかで、給与計算システムを導入して月次業務の負担を減らせば、人事担当者は空いた時間を使って以下のような役割に力を入れやすくなるでしょう。
- 採用戦略の立案
- 組織風土の変革
- MVVの浸透
- 内定者フォロー
- 新しい人事評価制度の設計
- 新しい福利厚生の導入
- オンボーディング施策の設計 など
現在、「自社に合う新卒人材を獲得できない」「若手の早期離職が多い」や「古い人事評価・報酬制度のままである」といった組織の課題が山積している場合、給与計算や年末調整などの月次・年次業務にシステムを導入して、コア業務に注力できる環境を整備するのも一つの解決策かもしれません。
給与計算システムのデメリット
ここまでメリットを見てきましたが、給与計算システムにもデメリットがいくつかあります。ここでは2つのデメリットを挙げて解説します。
デメリット（1）導入コストが発生する
給与計算システムを使うためには、導入・運用コストがかかります。具体的な費用は、利用するサービスの導入形態や種類、自社の設備・環境の影響を受けるものです。
たとえば、クラウド型の給与計算特化型システムを導入する場合、そのサービスを使うためのPC環境と初期設定などの費用が必要になることが多いでしょう。
これに対して、統合型やERP型といった大規模なシステムを導入する場合、特化型よりも高額な利用料がかかるのはもちろん、データの移行や連携などの仕組みを設計・導入するための初期費用もかかってくるでしょう。
デメリット（2）運用開始までに手間がかかる
給与計算システムは、導入さえすればすぐに使えるわけではありません。
はじめてシステムを導入する場合、操作に慣れるまでの間は業者のサポートを受けながら使い方を習得していく必要があります。また、従業員に年末調整の情報入力をしてもらう場合は、マニュアル作成や配布、簡単な説明会などが必要かもしれません。
このほかに、勤怠管理と連動した給与計算システムを導入する場合、「従業員は毎月◯日までにタイムカードの情報を確定させる」「給与担当者は毎月◯日から計算業務に入る」などの社内スケジュールや運用フローの設計・共有も必要でしょう。
給与計算システムの選ぶ際のポイント
給与計算システムは、自社に合うものを適切に選ぶことで高い効果が得られるサービスです。一方で、自社の環境やニーズに合わないものを選択した場合、「高い費用をかけた割にはあまり効果がない」や「人事担当者や従業員から不満の声が噴出する」など逆効果になってしまう可能性もあります。
こうした問題を防ぐためには、適切な流れ・方法で自社に合うシステムを選ぶことが重要です。ここでは、費用対効果が高いシステムを導入するうえで大切にすべき選び方のポイントを紹介しましょう。
ポイント（1）導入環境と導入目的を明確化する
自社に合うサービスを選ぶためには、人事部門および給与計算の領域において現在困っていることや、給与計算システムに求める機能を洗い出し、導入目的を明確にする必要があります。つまり、「どういった環境で、何がどうなればシステム導入が成功といえるのか」を明らかにするのです。
具体的には、以下のような目的・ニーズがでてくるはずです。
- 給与計算の負担を減らして、コア業務に注力できるようにしたい
- 転記や計算ミスの多さを改善したい
- テレワークでも給与計算できるようにしたい
- 給与明細や年末調整のペーパーレス化を進めたい
もし複数のニーズがある場合は、優先順位付けをして大事な事項を絞り込むことが重要になります。
選べるシステムの種類は、自社の規模・従業員数・拠点数・利用環境・予算によっても、変わります。各業者への問い合わせや相見積もりを同じ条件で行うためにも、自社の規模や環境面の情報は早い段階で整理しておく必要があるでしょう。
ポイント（2）
企業規模に合うシステムをチェックしていく
各社の給与計算システムには、それぞれ得意・不得意分野があります。
そのようななかから自社に合うシステムを選ぶためには、「企業規模」を入口にして各サービスの情報を見ていくのがおすすめです。たとえば、従業員数10人程度の会社であれば「小規模事業者向け」、300人程度なら「中小企業向け」のサービスをチェックするイメージです。
また、各ベンダーの公式サイトを見る場合、自社と同じ従業員数＋業種への導入実績があるかどうかもチェックします。自社と似た実績があれば、情報をさらに深掘りしていくとよいでしょう。
自社のニーズに合い、費用対効果が高いサービスを見つけるためには、最初から1つに絞り込むのではなく、複数の候補のなかからじっくり絞り込んでいくことが重要になります。
ポイント（3）
製品ごとの機能・対応範囲を比較する
自社に合いそうなサービスをピックアップできたら、必須機能や対応範囲についてのリストをつくり、比較検討しましょう。「年末調整」や「銀行との連携」といった基本機能はもちろんのこと、以下のような要素も見ていく必要があります。
・自社の業務フローに合っているか？
自社の業務フローに合うかどうかは、非常に重要な視点です。
たとえば、従業員の一部がリモートワークや外回り営業、現場作業をしていて、オフィスのパソコンを常に使えるわけではない場合、自宅のPCやタブレット端末などから各種手続きや明細関係の閲覧・ダウンロードができることなども必要でしょう。
また、システム導入にともない自社のフローを改善すべき点がある場合、そのためにかかるコストや人事担当者および従業員の負担も考慮したうえで、導入可能かどうかの判断をする必要があります。
・既存システムと連携できるか
既存システムとのデータ連携や移行も、慎重に見ていくべきポイントです。具体的には、以下の点を確認する必要があるでしょう。
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【現在の給与計算システムからリプレースしたい場合】
【現在の勤怠管理システムと新しい給与計算システムを併用したい場合】
【個別管理している勤怠・給与データを新システムに統合したい場合】
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これらの検討・確認をする場合、以下の3つのポイントを見ていく必要があります。
【移行・連携の場合】データの形式的に可能なのか？
【移行・連携の場合】費用的に可能なのか？
【連携の場合】担当者のオペレーション的に可能なのか？
・セキュリティ対策は万全か？
給与計算システムでは、従業員や家族の名簿・給料・マイナンバーといった非常に重要な情報を取り扱うことになります。
そこで情報漏洩などのトラブルを防ぐためには、各社のセキュリティ対策をチェックすることも必要です。ただし、給与計算システムのセキュリティ対策は、クラウド型とインストール型で見ていくポイントが異なります。
クラウド型の場合、セキュリティ対策はベンダー各社で異なっています。具体的には、通信暗号化・不正アクセスの遮断・データ保護・脆弱性の調査などが行われているかを見ていくとよいでしょう。
これに対してインストール型の場合は、データやソフトウェアは自社のパソコン・サーバー内に置くことになりますので、セキュリティ対策も社内で行うことになります。知見を持った情報システム部門や社内SEに相談したうえで、自社でどこまでの対策が講じられるかを考えましょう。
・問い合わせサポート機能の充実度
給与計算の手続きを法律で定められた期限までに終わらせるためには、疑問や不安が生じたときにすぐ相談できるサポート窓口が用意されていることが重要です。
また、年末調整もシステム化した場合、従業員にオンライン上で入力作業をしてもらうことになります。そこで従業員の不安や疑問を迅速に解消するためには、各従業員から直接問い合わせができるサポート窓口やチャットボットによる自動回答機能があることもポイントになるでしょう。
ポイント（4）相見積もりをとる
自社が給与計算システムを使ううえでの初期費用や導入期間は、各ベンダーの公式サイトを見ただけではわからない部分があります。
また、ベンダーのなかには一部機能をオプションにしたり、企業のニーズにあわせてカスタマイズできたりもするところもあります。本当の意味で自社に合うかどうかは、各社に問い合わせをしていくなかで見えてくるものでしょう。
またベンダーへの相談や相見積もりを行う際には、自社の企業規模・導入目的・予算などを整理し、各社に同じ情報を送るのがポイントです。
また、公式サイトを見てわからないところや、サイト上では比較が難しい点があれば、たとえば「銀行との振込連携はどういう仕組みになっているのでしょうか？」や「具体的なセキュリティ対策を教えてください」などと個別に質問をすることも重要です。
不安要素や疑問点を率直に伝えるなかで、自社との相性が明確になるところもあるでしょう。
給与計算システム導入に関するよくある質問
給与計算システムには、特化型から統合型、ERP型といったさまざまな導入形態があり、価格や機能も多岐に渡ります。
そうしたなかで自社に合うシステムを選ぶことは、多くの人事担当者にとって骨が折れる作業になるはずです。
そこで、ここでは人事担当者が給与計算システムを導入するうえでよくある質問とその答えを紹介します。ぜひシステム選定時の参考にしてください。
Q.給与計算システムの導入費用・月額料金の相場はどのぐらいでしょうか？
給与計算システムの導入・運用にかかるコストは、「どういう環境に、どの程度の規模・形態のシステムを導入するか？」で大きく変わります。
導入費用を最も安く抑えやすいのは給与計算特化型×クラウド型のシステムで、一般的な導入コストは無料～5万円ほどの相場となっています。月額料金は固定もしくは従量課金制が多く、従量課金制の場合「1ユーザーにつき月額500円程度」になることが多いようです。
これに対してインストール版の場合は、パソコンやサーバーにソフトウェアをインストールする必要があるため、導入時に5千円～20万円ほどかかるのが一般です。月額料金の代わりに有料保守サポート契約をすることで、法改正時のバージョンアップ対応をしてもらえるケースが多いでしょう。
具体的な金額が知りたい場合は、自社の環境・規模・目的を整理したうえで、各ベンダーに問い合わせをしてみてください。
Q.生成AIやRPAなどの最新技術を使ったサービスのほうが良いのでしょうか？
サービスの良し悪しは、各企業の導入目的によって異なります。「最新技術を使っているから良い」という単純な話ではありません。
しかし最近は、AIの「学習機能」やRPAの「自動実行機能」を活用した給与システムが多く登場するようになりました。
たとえば、AI技術を活用したサービスを使うと、過去の入力結果から学習したミス予測や異常値の自動検知なども可能になったりします。また、チャットボットを使った問い合わせツールにも、生成AIの技術が使われることが多いでしょう。
RPA×給与計算を組み合わせたシステムに関しても、給与計算などの手続きをあらかじめ設定された手順で自動実行できたりします。
給与計算システムを活用して高いレベルでの業務効率化や自動化に取り組みたい場合は、最新技術であるクラウドや生成AI、RPAに着目したサービス選びを行ってもよいでしょう。
Q.パソコン操作に不慣れなので、給与計算システムを使いこなせるか不安です。
なにか良い解決策はありますか？
パソコン操作に不安がある場合は、お試しプランを使いながら「給与計算システムがどういうものか？」を肌で感じてみるのもよいでしょう。
お試しプランとは、1ヵ月～3ヵ月ぐらいの短期間、一部機能を無料で使えるものになります。このプランは、クラウド型のサービスで提供していることが多いです。
お試しプランを実際に使ってみて、画面の切り替えや入力などの基本操作ができれば、そのシステムを検討候補に入れても問題ないはずです。
また、年末調整機能が搭載されたものを使う場合、従業員にオンライン上で申告書入力をしてもらう必要がでてきます。従業員にPC操作に不安がある人が多かったりする場合もお試しプランで使ってもらい、大きなトラブルなく申告書を提出できるかどうかの確認をしてみてもよいでしょう。
Q.給与計算システムの導入期間はどの程度ですか？
給与計算システムの導入までの流れや期間は、自社の環境や選んだサービス、他のシステムとの連携の有無などで大きく変わります。
たとえば、既存のシステムを新システムに移行したり、外部の勤怠システムとの統合などを行ったりする場合、データ移行の設計・準備・検証なども必要です。製品選定～運用開始までに、最低でも6～8ヵ月ほどかかることが多いでしょう。
これに対して、最もシンプルな給与計算特化型×クラウド型を少人数の会社で使う場合、運用開始までの期間はかなり短縮されるはずです。
いずれにしても、導入期間はベンダー側のリソースの影響を受けて変わってくるものです。給与計算システムの導入を検討している場合は、早めに情報収集や各社への問い合わせを始めたほうがよいでしょう。
給与計算のアウトソーシングならラクラスへ
本記事では、給与計算システムの概要や基本機能を確認したうえで、自社に合うシステムを選ぶ際のポイントを解説してきました。近年では給与計算システムの活用だけでなく、「アウトソーシング」を視野に入れる企業も増えています。
もし、給与計算のアウトソーシングを実現して人事業務を高品質化したいとお考えであれば、ラクラスにお任せください。ラクラスなら、クラウドとアウトソーシングを掛け合わせた『BpaaS』により、人事のノンコア業務をアウトソースすることができコア業務に集中できるようになります。
ラクラスの特徴として、お客様のニーズに合わせたカスタマイズ対応を得意としています。他社では難色を示してしまうようなカスタマイズであっても、柔軟に対応することができます。それにより、大幅な業務効率の改善を見込むことができます。
また、セキュアな環境で運用されるのはもちろんのこと、常に情報共有をして運用状況を可視化することも心掛けています。そのため、属人化は解消されやすく「人事の課題が解決した」という声も数多くいただいております。
特に大企業を中心として760社86万人以上の受託実績がありますが、もし御社でも人事の課題を抱えており解決方法をお探しでしたら、ぜひわたしたちラクラスへご相談ください。
