給与明細の保管期間はどのくらい？役に立つ保管方法と注意点を解説
2025.12.05
本記事では、給与明細の概要を確認したうえで、適切な保管期間および保管方法などを確認します。また、従業員から給与明細の再発行を求められたときの対応や、給与明細をデジタル化するメリットも解説していきます。給与明細の保管のポイントを総合的に知りたい人は、ぜひ本記事を参考にしてください。
給与明細を適切に取り扱うためには、法令に基づく役割や保管期間を理解しておくことが重要です。また、給与計算業務を担当するなかでは、従業員から再発行の依頼がくることがあります。再発行をスムーズに行ううえでは、給与明細の詳しい用途なども知っておく必要もあるでしょう。
そこで本記事では、給与明細の概要を確認したうえで、適切な保管期間および保管方法などを確認します。後半では、従業員から給与明細の再発行を求められたときの対応や、給与明細をデジタル化するメリットも解説していきます。
給与明細の適切な取り扱い方や保管のポイントを総合的に知りたい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
給与明細とは
給与明細は、厚生労働省では「給与明細書」、国税庁では「給与支払明細書」と呼ぶ書類であり、それぞれ異なる呼称を用いています。
こうした多彩な呼び方をする理由は、給与明細そのものを直接規定する法律が存在せず、所得税法に基づいて作成・交付されるからです。
そのことを示す所得税法第231条には、以下のように書かれています。
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（給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書） 第二百三十一条 居住者に対し国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。 ２ 前項の給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、同項の規定による給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者の承諾を得て、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる。ただし、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者の請求があるときは、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書を当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者に交付しなければならない。 ３ 前項本文の場合において、同項の給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、第一項の給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書を交付したものとみなす。
＜引用＞：所得税法第231条｜e-GOV法令検索
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上記の内容を簡単にまとめると、従業員に給与を支払う企業には「給与明細書を交付する義務」があり、交付するのは「給与を支払うタイミング」ということになるでしょう。
給与明細のフォーマットと記載項目
給与明細には、法律で定められたフォーマットがありません。そのため、各企業が必要項目を盛り込んだうえで独自に作成できるものとなります。一般的な給与明細に盛り込む項目のカテゴリは、「勤怠」「支給」「控除」の3つです。各カテゴリには、以下の項目が並ぶことが多いでしょう。
| 「勤怠」に関する項目 | 「支給」に関する項目 | 「控除」に関する項目 |
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給与明細の保管義務と保管期間
結論からいってしまうと、給与明細の「保管」には法律による義務付けがありません。
その理由は、給与明細は従業員への交付を目的とした書類であるため、原本を本人に渡した時点で会社側に管理すべき書類が残らないからです。これは、給与計算業務の重要書類である源泉徴収票にもいえることです。
したがって、給与明細をすべて処分しても法令違反にはなりません。また、給与明細に保管義務がないということは、法律による保管期間の定めもありません。
企業が給与明細を保管する意義とメリット
法令上は保管の必要がない給与明細ですが、実際の企業では、さまざまな理由・目的から法定三帳簿や年末調整で取り扱う書類と同様に、5年～7年の保管を行うケースが多いようです。
では、企業が給与明細を保管することには、どのような意義やメリットがあるのでしょうか。3つを挙げて見ていきましょう。
メリット（1）
企業のコンプライアンス遵守の証になる
給与明細には、法定三帳簿である出勤簿や賃金台帳と重複している項目が多いです。そのため、法律上は保管義務がなくても、実質的な意味で法定三帳簿に類似する書類として解釈や保管が行われるケースがよくあります。
特に労務関連のコンプライアンスを重視する企業では、法令に則った適切なマネジメントをしている「証」として給与明細の長期保管を行うことがあるでしょう。
なお、法定三帳簿については下記の記事で詳しく解説しています。あわせてご確認ください。
【関連記事】法定三帳簿とは？ 必須記載項目や作成方法、保存期間などを詳しく解説
メリット（2）
従業員からの再発行依頼に対応できる
企業側は、給与を支払うタイミングで明細の交付を行えば、法律上の義務を果たしたことになります。つまり、明細を紛失した従業員からの求めに応じて再発行をするのは、法律上の義務ではないということです。
しかし、再発行を依頼する従業員は、以下のような手続きをするなかで給与明細を必要としている状態です。
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そうしたなかで保管していた給与明細のデータからすぐに出力と再交付をしてあげることは、従業員との良好な関係を築くうえで良い効果をもたらすでしょう。
メリット（3）賃金支払いの証拠になる
給与計算の業務を担当していると、従業員から計算ミスや未払賃金などの問い合わせを受けることがあります。
このときに迅速な対応をするためには、すぐに出力できる給与明細のデータがあったほうが便利です。また、給与明細の控えは、従業員から未払賃金請求が行われたときに「自社では適切な支払いをしている」という証拠書類としても提出できます。
なお、未払賃金は過去5年まで遡って請求可能です。そのため、従業員からの問い合わせ対応や労使トラブルが起きたときの証拠として給与明細を使うのであれば、最低でも5年間の保管をする必要があるでしょう。
＜参考＞：事業主の皆さま、労働者の皆さま｜未払賃金が請求できる期間などが延長されています（国税庁）
給与明細の出力・交付・保管における３つの方法
給与明細の出力・交付・保管の方法には、大きく分けて以下のような3つがあります。
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（1）紙の様式に手書きする運用方法 （2）ITツールから紙出力する運用方法 （3）ITツールからデジタル出力する運用方法
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給与計算業務を効率化し、従業員からの再発行依頼などへの対応を迅速に行うためには、それぞれの方法の特徴を理解したうえで、自社に合ったものを選択することが重要です。ここでは、各運用方法について、概要と主なメリット・デメリットを見ていきましょう。
（1）紙の様式に手書きする運用方法
昔から行われてきたのが、給与計算で確定した勤怠・支給・控除の内容を、紙の様式に記入して従業員への交付や管理をする方法です。紙の様式には、自社が設計した「独自様式」のほかに、文房具店などで購入できる「市販の様式」があります。
・給与明細を紙に手書きするメリット
給与明細を紙に手書きする場合、以下のメリットが期待できます。
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手書き運用における最大のメリットは、ITツールを導入する必要がない点です。ここでいうITツールとは、給与計算～給与明細の出力機能が搭載された「人事給与システム」や「労務管理システム」などの総称になります。
ITツールを使わなければ、導入時の初期費用や月々の利用料金もかかりません。また、この方法で運用する場合、担当者の経験や知識に依存する部分が大きくなります。そのため、ベテランの担当者が毎月の給与計算～明細書の発行を行っていれば、ITツールに頼らなくても業務を行えるだけのノウハウが蓄積していくことでしょう。
・給与明細を紙に手書きするデメリット
給与明細を紙への手書きで運用した場合、以下のデメリットやリスクが生じやすくなります。
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紙の明細書への手書きは、1枚や2枚であれば苦にならないはずです。しかしそこで従業員数が一気に増えたり、一部社員のテレワークが始まったりすると、担当者の負担はかなり大きくなります。
また、給与計算業務における工数および負担の増加は、計算ミスや転記ミス、作業漏れといったヒューマンエラーをもたらす要因になるかもしれません。そこでたとえば「Aさんの給与情報をBさんの明細に記入する」とか「テレワークAさんの明細書をまったく異なる住所に送ってしまう」などの失敗をした場合、そのミス自体が個人情報の漏洩につながる可能性が高いでしょう。
なお、手計算や手書きによる運用には、その業務を属人化してしまう問題もあります。仮にベテランの担当者が急に休職・離職をすることになった場合、会社は法律に則った給与計算の支給や明細書発行の義務を果たせなくなるかもしれません。
給与計算のミスと防止策については下記の記事でも詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
（2）ITツールから紙出力する運用方法
次は、給与計算システムや人事労務システムなどから、給与明細を紙で出力・交付する方法です。
ITツールから出力した紙で運用する場合、明細書の保管は「紙をファイリングする方法」と「システム上のデータで管理する方法」の2つに分かれます。主なメリット・デメリットを見ていきましょう。
・給与明細をITツールから紙出力するメリット
給与明細をITツールから紙出力した場合のメリットには、以下のものがあります。
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給与計算業務にITツールを導入すると、入力もしくは連携した勤怠データなどを使って、賃金計算を自動で行うことが可能です。特にクラウド上で動くシステムの場合、法改正後の最新情報も自動でアップデートされますので法改正の前後で一部ルールが変わる場合でも、普段どおりにシステムを使い続けるだけで対応できることが多いでしょう。
こうした担当者の負担軽減は、給与計算におけるミスや勘違いを防ぐうえでも大切なことです。また、ITツールのボタンを押すだけで給与明細が出力される環境であれば、給与の手計算～明細の手書きまでを行えるベテラン担当者への依存も不要となり、新人や若手の育成もしやすくなるかもしれません。
・給与明細をITツールから紙出力するデメリット
給与計算システムなどから紙出力した明細書を交付・保管する場合、以下のデメリットやリスクが生じる可能性があります。
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ITツールを導入するためには、それなりの準備期間とコストが必要です。そこで、自社のニーズよりもはるかに大規模なシステムを導入した場合には、必要以上のコストがかかることで費用対効果が下がることがあります。
手間については、担当者による手計算・手書きで明細作成するよりは大幅に改善する可能性が高いでしょう。ただし、従業員の就労場所が多拠点に及んでいたり、完全リモートワークが導入されたりしていると、ITツールから出力した紙の明細書を封入して発送する手間がかかってしまいます。
その際に封入ミスなどが起これば、「発送されたはずの明細が従業員の自宅に届かない」といった問題から、大事な個人情報の漏洩につながる可能性もあります。また、これは手書き明細にもいえることですが、紙の場合、従業員本人が紛失したり誤って捨ててしまうリスクもあるでしょう。
（3）給与明細をITツールからデジタル出力する
運用方法
ITツールからのデジタル出力とは、“電子交付”とも呼ばれる方法で、いわゆるペーパーレス化と呼ばれるものです。人事給与・給与計算システムから出力した電子データを、以下のような方法で交付するものとなります。
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・給与明細をITツールからデジタル出力するメリット
給与計算システムなどからデジタル出力したものを交付すると、以下のようなメリットが期待できます。
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また、給与明細をペーパーレス化すると、紙の運用で生じていた手書き・印刷・封入・手渡し、といった仕事がなくなります。
原則としては、ITツールから出力したデータをメール送信もしくはサーバー上などにアップロードすることになるため、明細書の作成～交付までに生じていた手間を大幅に削減できるでしょう。また、紙から電子交付にすると、従業員と担当者の紛失はもちろんのこと、封入ミスなどのヒューマンエラーも起こりにくくなります。
一方で、給与明細をペーパーレス化すると、担当者と従業員はデータのやり取りをするだけとなるため、再発行の手続きもしやすくなるでしょう。そこで給与明細のデータをそれなりに長くサーバー上に置く運用をした場合、紛失時も従業員はそのサーバーにアクセスするだけで、再発行と同じイメージでデータ取得できるようになるかもしれません。
具体的な運用方法やメリットは、各社の交付手段の影響を受けることになりますが、いずれにせよ、給与明細を紙による運用からペーパーレスにすることで、大幅な業務効率化が図れることは間違いないはずです。
・給与明細をITツールからデジタル出力するデメリット
給与明細をペーパーレス化した場合、以下のデメリットが生じる可能性があります。
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給与明細をペーパーレス化する場合、「ITツールの導入」と「運用準備」をするために、それなりの時間とコストがかかるのが一般的です。
特に運用準備は、後ほど紹介する“国税庁が定めるルール”に則って進める必要があります。したがって、適切な方法で給与明細のペーパーレス化を進めるのであれば、そのための準備期間と初期費用、運用コストが発生することを想定すべきでしょう。
また、ITツール導入で給与明細をペーパーレス化すると、以下のような情報セキュリティリスクが生じる可能性が高まります。
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紙での運用をやめることで紙の明細を紛失するリスクは低下しますが、その一方で上記のような新たなリスクに備える必要がでてくるでしょう。給与明細のペーパーレス化のために新たな給与計算システムなどを導入する場合、情報セキュリティ対策が万全なサービスやベンダーを選ぶことが重要になってきます。
給与計算システムを選ぶ際に注意すべきセキュリティ対策については、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひチェックしてください。
【関連記事】給与計算システムとは？ 導入メリットや選び方、費用対効果を高めるポイントを解説
給与明細のデジタル化（ペーパーレス化）における法律上の注意点
給与明細を紙運用からデジタル運用にすることで、業務効率化が図られることは確実です。ただし、デジタル運用は先述のとおり“国税庁が定めるルール”に則って手法の選定や環境整備を行う必要があります。
ここでは、給与明細のデジタル化（ペーパーレス化）をするうえで意識すべき法律上のポイントを見ていきましょう。
国税庁が推奨する給与明細のデジタル化とは
国税庁が推奨する給与明細のデジタル化とは、「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）」のことです。国税庁では、以下の書類について本人に紙（書面）で交付することのほかに、一定要件のもとで電磁的方法による提供（電子交付）を可能としています。
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＜引用＞：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A
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給与明細のデジタル化（ペーパーレス化）における3つの方法
国税庁では、給与明細などについて以下の3つのうちいずれかの方法で電子交付することを可能としています。
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（１） 電子メールを利用する方法 （２） 社内ＬＡＮ・ＷＡＮやインターネット等を利用して （３） ＣＤ媒体に記録して交付する方法
＜出典＞：1.基本的な事項（国税庁）
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給与明細をデジタル化（ペーパーレス化）における法律上の注意点
給与明細をデジタル化するためには、国が定める多くのポイントをクリアする必要があります。ここでは、給与明細の電子交付における注意点を4つ挙げ概要を見ていきましょう。
注意点（1）事前承諾を得る必要がある
給与明細を電子交付する場合、従業員に対して用いる電磁的方法の種類と内容を示したうえで、電磁的方法もしくは書面で承諾を得る必要があります。この承諾の取り方について、法律による定めや方式はありません。
そのため、会社側が用意した書類に「電子交付を承諾する旨」「承諾日」「従業員本人の氏名」などの項目を入力してもらうことで「承諾が得られた」とするのも一つの方法です。
なお、源泉徴収票や給与明細などの書類については、事前に「期限までに回答がなければ承諾したものとみなす」旨を通知しておく方法も選択できます。事前承諾を得る方法や注意点の詳細は、国税庁が示す以下のページを参考にしてください。
＜参考＞：1.基本的な事項（国税庁）
注意点（2）データ共有時の通知が求められる
たとえば、社内ＬＡＮ・ＷＡＮ内やインターネット等を利用して閲覧に供する方法を選択する場合、給与明細のデータを格納したタイミングでその旨を知らせる仕組みが必要です。
一方で、ＣＤ等の媒体に記録したものを交付する場合や、電子メールを使って個人のパソコンに送信する場合等は、通知が不要になることがあります。
注意点（3）請求があったときに書面交付できる必要がある
デジタル化された給与明細は、内容の閲覧はもちろんのこと、確定申告・住宅ローンの申込み（収入証明）などの際に紙でプリントアウトできるようにすることも重要です。
また、従業員から「印刷したものがほしい」という求めがあれば、それに応じることも必要となります。
注意点（4）データ改変できない措置が求められる
給与明細が住宅ローンの審査などで使われる可能性を考えると、データ改変されない措置を講じることも重要です。データの真実性を高めるのであれば、電子署名を付けて電子証明書を添付するなどの手法をとる必要があるでしょう。
給与明細に関連する書類の保管
給与明細は、従業員に原本を交付してしまう特徴から、保管が義務付けられていない書類です。ただし、担当者が給与計算の関連業務を行う場合、いわゆる“法定三帳簿”を中心とするさまざまな書類の保管が求められます。
給与に関連する書類の種類と保管期間
給与に関連する書類のなかで、保管が義務付けられているものは以下のとおりです。ポイントは、保管期間に「5年」と「7年」という2つの種類がある点です。
| 5年の保存が求められる書類 | 7年の保存が求められる書類 |
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＜出典＞：No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間（国税庁）
上記のうち右側の「7年間の保管が必要な書類」は、源泉徴収義務者に保存が義務付けられている申告書類です。これらは従業員が確定申告のために会社へ提出する書類で、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保管する必要があります。
一方、「5年間の保管が必要な書類」は、いわゆる法定三帳簿（現在はこれに年次有給休暇管理簿を加えた4種類）です。いずれの書類についても、保存や廃棄を行う際は、以下の「起算日」を必ず確認しましょう。
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【労働者名簿】 【賃金台帳】 【出勤簿等】 【年次有給休暇管理簿】
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なお、上記のような書類は、労働基準監督署および社会保険関連の各種調査・手続きへの備えとして保管すべきものでもあります。そのため、たとえば労働基準監督署からの調査に対して迅速かつスムーズに応じるためには、給与明細に記載した数字の算出根拠となる以下のような書類も適切に保管されていることが理想といえます。
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なお、法定三帳簿の取り扱い方や保存のポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひチェックしてください。
【関連記事】法定三帳簿とは？ 必須記載項目や作成方法、保存期間などを詳しく解説
関連書類の保管方法
法定三帳簿をシステム上で管理していたり、年末調整時の各種申告書を電子データで従業員から提出してもらったりしている場合には、システムやサーバー内で電子データの形で保管しても問題ありません。
国税庁では、源泉徴収義務者が保存する申告書の保存方法について、以下のようにアナウンスしています。
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給与所得者が、給与の支払者である源泉徴収義務者を経由して所轄税務署長に提出する扶養控除等申告書などについては、所轄税務署長が提出を求めるまでの間は、その源泉徴収義務者が保存することとされています。
また、その源泉徴収義務者が一定の必要な要件を満たす場合には、書面による申告書等の提出に代えて、申告書等に記載すべき事項等を電子データにより提供することが可能となっています。
その場合において、源泉徴収義務者は書面により提出された各申告書等と同様に給与所得者から提供された電子データを保存します。
＜引用＞：No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間（国税庁）
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人事労務のアウトソーシングならラクラスへ
本記事では、給与明細の概要を確認したうえで、適切な保管期間および保管方法などを確認してきました。給与明細の適切な取り扱い方や保管のポイントについては多くの注意点があるため、人事部のなかでも負担に感じている方は多いのではないでしょうか。
もし人事業務における業務効率化をお考えであれば、ラクラスにお任せください。ラクラスなら、クラウドとアウトソーシングを掛け合わせた『BpaaS』により、人事のノンコア業務をアウトソースすることができコア業務に集中できるようになります。
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