給与計算を効率化する方法を解説！メリットや成功させるためのポイントとは
本記事では、給与計算の効率化を進めるうえでの基礎知識として、給与計算の基本的な流れや効率化のメリット、具体的な方法などを解説します。給与計算における業務について効率化の成果を最大化したい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
給与計算の効率化は、企業経営を左右する“コア業務”に給与担当者が専念するうえで行うべき施策の一つです。
給与計算の効率化には、さまざまな手段があります。そのなかで、現状の自社に合う適切な手段を選択・実践していくためには、各ツール・サービス等の概要を理解し、うまく活用する方法を模索することが大切です。
そこで本記事では、給与計算の効率化を進めるうえでの基礎知識として、給与計算の基本的な流れや効率化のメリット、具体的な方法などを解説します。給与計算における効率化の成果を最大化したい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
給与計算の効率化とは？
給与計算の効率化を成功させるためには、「給与計算の全体像」と「効率化の概要・必要性」を理解する必要があります。ここでは、給与計算の効率化を行ううえでの基礎知識として、給与計算の基本的な流れと効率化そのものについて理解を深めていきましょう。
給与計算の基本的な流れ
月次業務である給与計算は、毎月同じ流れで進められます。たとえば「末日締め、翌月25日払い」の場合、以下のイメージになることが多いでしょう。
| 作業名 | 概要 | |
| 毎月末日 | 勤怠データの 締め日 |
－ |
| 毎月1日 ～10日頃 |
勤怠データの 収集・修正 |
タイムカードやシステム打刻による勤怠データを確認します。期間内に入退社・異動・昇給などがあった場合、情報修正を行います。 |
| 毎月11日 ～18日頃 |
給与計算・ 給与明細の作成 |
勤怠データに基づき、割増賃金や各種手当を含めた総支給額を計算します。その過程では、税金・社会保険料の控除も必要です。差引支給額が確定したら、給与明細を作成します。 |
| 毎月19日 ～24日頃 |
最終チェックと 振込準備 |
計算結果の最終確認を行います。銀行振込の場合、ファームバンクデータの作成・登録が必要です。 |
| 毎月25日 | 給与支給日 | 自社が定めた方法で給与を支払います。給与明細の配布も必要です。 |
| 給与の支給後 ～翌月10日 |
社会保険料と 税金の納付 |
総支給額から控除した源泉所得税と住民税を、翌月10日までに国・市区町村に納付するのが原則です。社会保険料の納付は、当月分を翌月末までに行います。 |
また、人事給与の担当者は、月次業務としての給与計算と並行して年次業務や随時発生する業務にも対応しなければなりません。7月と12月に賞与支給する企業の場合、以下のスケジュールで月次業務を進める必要があります。
| 月 | 月次業務の項目 |
| 1月 | ・源泉所得税の特例納付（※事前申請している場合、20日まで） ・法定調書の提出（31日まで） ・給与支払報告書の提出（31日まで） ・労働保険料の納付（31日まで） |
| 4月 | ・新入社員の入社手続き ・健康保険、介護保険、雇用保険における料率変更の確認 ・昇格昇給による給与や手当の変更確認 |
| 6月 | ・住民税決定通知書にもとづき、住民税額を変更 |
| 7月 | ・賞与の支給 ・源泉所得税の特例納付（※事前申請している場合、10日まで） ・賞与支払届の提出（賞与支給日から5日以内） |
| 10月 | ・定時決定による社会保険料の変更 ・労働保険料の納付（31日まで） ・最低賃金の確認 |
| 12月 | ・賞与の支給 ・年末調整 ・賞与支払届の提出（賞与支給日から5日以内） |
1月の法定調書・10月の定時決定・12月の年末調整については、それぞれ以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ確認してください。
【関連記事】法定調書とは？ 作成・提出のポイントと提出期限、年末調整との関係を詳しく解説
【関連記事】社会保険の算定基礎届（定時決定）とは？ 提出期限や書き方、未提出時のペナルティを解説
【関連記事】年末調整業務の進め方ガイド｜担当者がやるべき手続きの流れや必要書類の種類などを解説
給与計算における効率化の必要性と背景
そもそも“効率化”とは、業務そのものやプロセスを改善することで、より効果的な方法を模索する取り組みの総称です。一般的な効率化は、コスト削減、生産性・品質の向上、作業時間の短縮を目的に行われるケースが多いでしょう。
給与計算の作業を効率化して大幅に短縮されると、従業員の負担が減ることでワーク・ライフ・バランスやWell-beingの向上につながることにもなります。そのため、近年の人事労務領域では、給与計算を中心とする業務の効率化が不可欠になりつつあります。そして、その背景にあるのが人事領域に生じている以下の変化や課題の影響です。
|
|
これらの影響から人事部門に生じているのが「役割における重要性の高まり」と「業務量の増加」です。
まず、長く続いた終身雇用＆年功序列制度が崩壊し、労働者の転職・離職が当たり前になるなかで、優秀な人材を定着させるための戦略立案や効果的な施策の実践が求められるようになりました。
その一方で、従業員の働き方や雇用形態が多様化したり、労働者の出入りが多くなったりすると、人事部門が担う従業員の入退職手続きや採用活動などの業務量は、増加しやすくなります。
このように「仕事が増える一方で、求められる役割が高まっている」なかで、人事部門が企業成長につながるコア業務に注力するには、そのリソースを確保するための業務効率化が不可欠となります。
給与計算の場合、毎月のスケジュールおよび作業内容がある程度は定型化されている特徴から、人事部門が行う仕事のなかでも特に効率化を進めやすいカテゴリであるといえるでしょう。
給与計算業務を効率化するメリット
給与計算業務を効率化するメリットは、実施する施策の影響を受けるものです。この章では、一般的な業務の効率化で得られる主なメリットを4つ挙げて解説します。
メリット（1）業務の正確性向上
給与計算を効率化すると、従業員の負担軽減につながります。その結果として、業務におけるミスやトラブルが減り、仕事の質が向上していきます。また、業務の効率化により部門内に余裕が生じると、ミスを軽減するための施策の設計や実践もしやすくなるでしょう。
メリット（2）コスト削減と時間短縮
給与計算の効率化を行うと、ミスに対して修正対応などをする工数や残業代などを大幅に削減できます。また、経験が乏しい新人・若手でも効率化により計算しやすい仕組みになると、教育にかかるコストも削減しやすくなるでしょう。
メリット（3）法令遵守の強化
給与計算業務は、残業代の算出・税金・社会保険料といったさまざまな部分で法律の影響を受けるものです。企業がこれらの法律を遵守するためには、担当者が改正内容を学び理解する時間や教育体制、新制度対応をスムーズに行うための時間的余裕などが必要になります。
そこで給与計算の業務を効率化すれば、人事担当者は法改正対応に多くの時間を使えるようになります。
また、後述するITツールやアウトソーシングといった方法を選択すれば、社内での改正対応自体が減ることにもなるはずです。
メリット（4）コア業務の強化
効率化により削減できた時間は、近年の人事部門に求められる「採用戦略の立案」や「攻めの採用活動」、「従業員エンゲージメントの向上」といったコア業務のために使えるようになります。
経営陣からコア業務の求めがあるなかで、月次・年次の給与計算業務に追われていてなかなか着手できない場合には、給与計算の効率化を早めに進めたほうがよいかもしれません。
給与計算を効率化するための具体的な方法
給与計算の効率化には、数え切れないほどの方法があります。そのなかで現代のビジネス環境とマッチしているのが、ITツールやデジタル技術を活用する方法です。この章では、給与計算の分野においてITツールやデジタル技術を活用した効率化の方法を4つご紹介します。
方法（1）給与計算ソフトの導入
給与計算ソフトとは、給与の算定業務を自動化できるITツールの総称です。給与計算ソフトにはさまざまな種類があり、具体的な機能や特徴はツールごとに異なります。一般的には、以下のような機能を搭載するソフトが多いでしょう。
|
|
給与計算ソフトを導入する最大のメリットは、複雑な計算業務を簡単かつスピーディーに行える点です。また、法律で定められた計算式などにもとづいて自動計算されるため、給与計算に携わり始めた新人でも人的ミスを抑えやすくなる利点があります。
なかでもクラウド型の給与計算システムを導入すると、特に以下のようなメリットを得られやすくなるでしょう。
|
|
方法（2）勤怠管理システムとの連携
給与計算ソフトをこれから新たに導入したり、自社に以前から勤怠管理のシステムがあったりする場合、給与計算ソフト×勤怠管理システムの連携を模索するのもおすすめです。勤怠管理システムとは、一般的に以下のような機能によって従業員の労働時間管理をサポートしてくれるものです。
|
|
たとえば、従業員の出退勤時刻を紙のタイムカードや書類で申告するシステムの場合、給与計算を行う事前準備として「紙のタイムカードから労働時間を計算する」とか「計算した時間を給与計算システムに入力（転記）する」といった作業が必要です。
そこで勤怠管理システムを導入して給与計算ソフトと連携させれば、従業員がアプリ上から入力した出退勤情報を簡単に取り込めるようになります。つまり、労働時間の手計算や転記にともなう多くの工数や作業ミスの問題解決につながることになるでしょう。
なお、人事労務が使うシステムのなかには、給与計算・勤怠管理・従業員の基本情報管理といった機能が最初からパッケージ化された種類もあります。
方法（3）アウトソーシングの活用
アウトソーシングとは、一部の業務を切り出して外部業者に委託することであり、いわゆる「BPO」や「代行」と呼ばれる形態です。
給与計算アウトソーシングの場合、以下のような業務が外部委託されるケースが多いでしょう。
|
|
一般的なアウトソーシングにおいては、専用のシステムを使って各種業務を行います。
アウトソーシングと先述の給与計算ソフトとの大きな違いは、アウトソーシングの場合、勤怠情報の反映～給与計算～給与明細の発行といった一連の手続きを、外部業者に丸ごと任せられるケースが多い点です。つまり、人事担当者が給与計算の実務にほとんど携わらなくなることを意味します。
ですから、給与計算業務をすべてアウトソーシングすると、これまで給与計算に携わっていた担当者は人事領域における以下のようなコア業務に専念しやすくなるでしょう。
|
|
また、給与計算アウトソーシングを活用した場合、労働・税金・社会保険などに関する法改正に向けた勉強・準備に要する負担も大幅に削減できます。近年のように時代の変化にともなって多くの制度が改正されるなかでは、給与計算アウトソーシングのメリットをより実感しやすくなるはずです。
給与計算アウトソーシングについては、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
【関連記事】給与計算アウトソーシングの流れと成功のポイントを詳しく解説
方法（4）RPAやAIの導入
昨今のビジネス環境では、AIやRPAといった先進技術を使った給与計算の自動化・効率化も注目されています。
RPAは、人間がコンピュータ上で行う作業をソフトウェアロボットが自動的に再現する技術です。RPAを活用すると、勤怠システムからの情報抽出・給与計算ソフトとの連携・給与明細データの生成といった定型業務の自動化が可能となります。
これに対してAIは、大量の情報からパターン学習する人工知能です。法改正に応じた最適な処理方法の提案や、過去の給与計算データから異常パターンを学習・検出するといったことは、AIの得意分野でしょう。
最近では、RPAやAI技術を活用した給与計算システムも登場しています。給与計算業務を効率化するなかでは、担当者が気づかないところでRPAやAI技術を活用しているケースもあるでしょう。
RPAやAIについては、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
【関連記事】HRとは何か？ 人事との違いや人材価値を最適化する業務内容、HRTech（HRテック）を詳しく解説
給与計算業務の効率化における課題
給与計算の業務効率化は、すべての企業でスムーズに進むとは限りません。ここでは、給与計算を効率化するうえで生じやすい一般的な課題を確認しておきましょう。
課題（1）PDCAサイクルをまわす余裕がない
人事給与部門には、毎月の給与計算のほかに税金や社会保険料などに関する多くの業務があります。そのため担当者が手一杯の状態である場合には、日々の業務をこなすことはできても、業務プロセスの評価や改善策の立案までは手が回らなくなることもあるでしょう。
また、同じ人がその業務を長く担当している場合、そもそも業務の評価や改善をする風土がない可能性もあります。
課題（2）ブラックボックス化している
特定の担当者による業務の属人化が起きていたりすると、ブラックボックス化しやすくなります。たとえば、ベテラン担当者がたった1人で給与計算を行っている場合、他のメンバーから見ると、給与計算業務の中身が見えない状態になるわけです。
属人化やブラックボックス化が起きていると、「給与計算業務にどのような課題があるのか？」とか「そもそも業務効率化ができるのか？」といったことすら見えてこないかもしれません。また、ベテラン担当者から「業務の効率化なんて無理に決まっていますよ」と言われてしまうと、効率化の糸口がつかみにくいでしょう。
業務の属人化については、以下の記事でも詳しく解説しています。あわせて参考にしてください。
【関連記事】業務の属人化とは？リスクや原因、効果的な解消方法を徹底解説
課題（3）紙中心の文化である
台帳・明細書・タイムカードといったものがすべて「紙」で運用されている場合、ITツール以前にPCやタブレット端末の導入が必要となってきます。そこでPCの基本操作が不慣れな従業員が多かったりすると、給与計算ソフトを導入する前に、「Windowsの使い方」や「明細書をプリンターで印刷する方法」などから指導する必要があるかもしれません。
また、年末調整では従業員に書類を提出してもらう必要がありますが、紙からデジタル運用に変える場合には、人事給与担当者だけでなく従業員もストレスなく使えるツールや仕組みが求められるでしょう。
年末調整のデジタル化については、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
【関連記事】年末調整の電子化を進める！メリット・デメリット・やり方を紹介
給与計算の効率化を成功させるための
ポイント
ここまで紹介してきたとおり、給与計算の効率化にはさまざまな方法がありますが、効率化の費用対効果を最大化するためには、適切な流れで施策を進めていくことが大切です。そこでこの章では、多くの企業が実践する効率化プロジェクトの一般的な流れと成功ポイントを紹介していきます。
ポイント（1）業務フローの見える化
業務の効率化をするうえで最初に行うべきなのは、業務内容・流れ・担当者・時期などを整理して給与計算の全体像を知ることです。このステップで可視化した業務フローは、後述する「マニュアル作成」や「ITツール導入時の打ち合わせ」などでも活用できます。
業務内容の理解に使える資料やマニュアル等がないなかで見える化を進める場合には、以下の“5W1H”のフレームワークを活用するとよいでしょう。
|
【What（何を）】 【Who（誰が）】 【When（いつ）】 【Where（どこで）】 【How（どのように）】 【Why（なぜ）】
|
ポイント（2）課題の洗い出しと目的の明確化
業務フローの見える化ができたら、その内容から給与計算や人事部門全体の課題を洗い出していきます。具体的には、以下のような課題が見えてくるでしょう。
|
＜課題例＞
|
課題の洗い出しを終えたら、優先順位を付けたうえで「今回は何を主目的に効率化を進めるか？」を考えます。この主目的は、自社に合うITサービスを選定するうえでも重要です。上記のように多くの課題が見つかった場合は、「重要度（影響度）」と「優先度（緊急度）」から課題を整理して優先順位付けをするとよいでしょう。
ポイント（3）標準化・マニュアル化
標準化とは、給与計算業務について誰でも同じようにできる仕組みをつくり、属人化を解消することです。なかでもよく行われるのが、新人でもわかりやすい「マニュアル」の作成でしょう。
たとえば、給与計算の仕事が属人化している場合、他のメンバーから見るとブラックボックス化により以下のようなことがまったく見えないかもしれません。
|
|
そこで以下のように5W1Hを活用すると、上記の「いつ？」や「なぜ？」「どうやって？」が明確になることで、新人でも理解しやすいマニュアルを作りやすくなるでしょう。
|
【What（何を）】 【Who（誰が）】 【When（いつ）】 【Where（どこで）】 【How（どのように）】 【Why（なぜ）】
|
業務のマニュアル化は、後述するITツールの新規導入時にも必要になります。業務の標準化・マニュアル化は、ITツール導入と比べてコストがかかりにくい方法でもありますので、ぜひ実践していってください。
ポイント（4）ITツールの活用
給与計算システム・年末調整システム・勤怠管理システムといったITツールは、近年の業務効率化に不可欠な存在です。ただし、これらのシステムにもさまざまな種類があり、たとえば給与計算システムについては、以下の3タイプが存在します。
|
【給与計算特化タイプ】
【人事システムタイプ】
【ERPタイプ】
|
最も手軽に導入できるのは、給与計算に特化した種類です。これに対して、人事システムやERPといった大規模なものは導入までに多くの時間・コストがかかります。
業務効率化の観点で見ると、大規模なシステムは高い効果が期待できるように感じられるかもしれません。しかし、自社にとっての費用対効果を最大化するためには、明確化した課題解決につながり、等身大の自社に合うものを選ぶことが重要となります。
また、ITシステムを導入する場合、「社内ITスキル」もチェックしておいたほうがよいでしょう。
たとえば、これまでベテラン社員が手計算で給与を算出していたところにはじめてITツールを導入した場合、その操作を覚えるだけで多くの時間がかかるかもしれません。そこで仮にPCそのものの操作が苦手だったりすると、初めのうちは手計算以上の工数がかかる可能性もあるでしょう。
このように、ITツールを導入する際には「給与計算を行う担当者」や「年末調整の入力をする従業員」といったユーザーのレベルに合うものを選ぶことがポイントになります。
ポイント（5）法改正対応を意識した手法の選択
最近では、ビジネス環境の著しい変化にともない、労働基準法や所得税などの部分で多くの制度改正が行われています。そんな状況下で業務の効率化を進めるためには、制度改正が入っても大きな負担なく業務を進められる仕組みの選択や体制づくりをすることも重要です。
また、法改正があるたびに担当者の残業が増えたり、勉強不足によるエラーなどのトラブルが起きたりしている場合には、給与計算のプロフェッショナルが代行してくれるアウトソーシングサービスを検討してもよいかもしれません。
ポイント（6）導入後の評価と改善
ITツールの導入やマニュアル化などを行ったら、必ず効果測定を行い“効果に対する評価”も実施します。
たとえば、「給与計算による残業が多い」という問題がある場合、ITツールの導入で残業時間がどのくらい減ったのかを確認します。そして、費用対効果を最大化するためには、自社が行った業務効率化による負の側面にも目を向けることが大事です。
たとえば、ITツールの導入で作業時間が大幅に削減されたことで、給与計算の担当者が暇になってしまったら、それは人的リソースを有効活用できていない状態といえます。
そういった問題を解消し、人事部門全体の業務効率化・最適化につなげていくためには、最初に設定した目的・目標以外のポイントにも目を向け、担当者の感想・意見に耳を傾けていく必要があるでしょう。
人事労務のアウトソーシングならラクラスへ
本記事では、給与計算の効率化を進めるうえでの基礎知識として、給与計算の基本的な流れや効率化のメリット、具体的な方法などを解説してきました。給与計算の効率化においては、最後の「ポイント」でもお伝えしたとおりアウトソーシングサービスを活用するのも効果的です。
もし、給与計算のアウトソーシングを実現して人事業務を高品質化したいとお考えであれば、ラクラスにお任せください。ラクラスなら、クラウドとアウトソーシングを掛け合わせた『BpaaS』により、人事のノンコア業務をアウトソースすることができコア業務に集中できるようになります。
ラクラスの特徴として、お客様のニーズに合わせたカスタマイズ対応を得意としています。他社では難色を示してしまうようなカスタマイズであっても、柔軟に対応することができます。それにより、大幅な業務効率の改善を見込むことができます。
また、セキュアな環境で運用されるのはもちろんのこと、常に情報共有をして運用状況を可視化することも心掛けています。そのため、属人化は解消されやすく「人事の課題が解決した」という声も数多くいただいております。
特に大企業を中心として760社86万人以上の受託実績がありますが、もし御社でも人事の課題を抱えており解決方法をお探しでしたら、ぜひわたしたちラクラスへご相談ください。
